Analyse des tâches & des processus administratifs

Icon-Analyse-des-taches

Le deuxième sous-processus de la phase d'analyse procure un aperçu détaillé des tâches et des processus que l'organisation produit. Il permet également l'implémentation d’un processus de Records Management. Au cours de cette étape, il s'agit de :

  1. préciser quelle est la structure organisationnelle de l'organisation et quelles parties prenantes internes ont un intérêt particulier à l’amélioration du Records Management ;
  2. définir les fonctions et les tâches dont s’occupe l'organisation et identifier les processus qui contribuent à les mener à bien ;
  3. définir l’output et les flux de documents importants au sein des différents processus.

Les résultats de cette étape d'analyse doivent être mis par écrit dans un rapport.

Ce sous-processus comprend les opérations suivantes :

Lors de cette opération, les positions nécessitant une attention particulière dans la structure organisationnelle du management de l’information et les parties prenantes pouvant avoir un intérêt spécifique sont identifiés.

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :

  • Que doit connaître l'organisation pour exercer ses fonctions ?
  • Quelle est l'importance des informations pour la prise de décision ?
  • Les employés possèdent-ils toutes les informations dont-ils ont besoin ?
  • Quelle culture d’entreprise est-elle prédominante ? Les informations circulent-elles dans l'organisation selon des règles hiérarchiques ou selon des exigences de projet ?
  • L’information est-elle une base essentielle pour distinguer la position des employés dans l’organisation ? L’information est-elle partagée ?
  • Quelle importance la traçabilité revêt-elle dans les opérations ? quelle est l’importance des autres besoins d'information ?

Exemples de produits de différentes organisations :

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

StAGR

Aide mémoire 2 Analyse de services des l'administration

Merkblatt 2 Dienststellenanalyse

StAGR

Modèle 3 analyse des services de l'administration

Vorlage 3 Dienststellenanalyse

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Icon_Analyse_de_fonction_et_de_8761249103

Lors de cette opération, une cartographie des processus est développée. Cette cartographie fournit des informations sur les tâches que l'organisation doit mener et sur la manière de gérer ces processus.

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :

  • Quelles sont les fonctions de l'organisation dans son environnement ?
  • Ces fonctions peuvent-elles être divisées en sous-fonctions ? Si oui, lesquelles ?
  • Quels processus sont-ils nécessaires pour remplir une fonction ?
  • Les processus sont-ils déjà définis ou doivent-ils être définis, respectivement spécifiés ?
  • Qui est responsable de quel processus ? Qui est partie prenante ?
  • Quelle est la signification de chaque processus? Le processus contient-il des décisions de portée importante ?

Exemples de produits de différentes organisations :

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

AEV

1.4 Modèle procédure gedoc

1.4 Vorlage RM-Verfahren

AEV

Procédure 2.1

Verfahren 2.1

StABE

6b Identification des processus pour l'élaboration du plan de classement

6b Prozessidentifikation Registraturplan

StAGR

Aide mémoire 2 analyse de services des l'administration

Merkblatt 2 Dienststellenanalyse

StAGR

Aide mémoire 3 directives d‘organisation

Merkblatt 3 Organisationsvorschriften

StAGR

Modèle 1 Convention

Vorlage 1 Vereinbarung

StAGR

Modèle 3 analyse des services de l'administration

Vorlage 3 Dienststellenanalyse

StAGR

Modèle 4 Directives d‘organisation

Vorlage 4 Organisationsvorschriften

StALU

Directive GEVER: Processus administratifs

GEVER Richtlinie Geschäftsprozess

StALU

GEVER Le fil conducteur

GEVER Roter Faden

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Icon_Analyse-des-types-de-documents

Lors de cette opération (optionnelle), une enquête est menée sur la production des documents lors des différents processus. Cette analyse peut être un support pour l'analyse des processus et pour la compréhension de la circulation de l'information.

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :

  • Existe-t-il un système de management de la qualité, qui a déjà déterminé l’importance de certains types de documents ? Lesquels ?
  • Qui est responsable de ce type de documents ?
  • Quels types de documents sont-ils particulièrement importants et dans quels processus ?
  • Est-il possible de définir des processus spécifiques de génération pour ces différents types de documents ?
  • Une instance compétente est-elle nommée pour les processus déjà définis ?

Exemples de produits de différentes organisations :

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

AEV

2.2.1 Liste de recensement

2.2.1 Liste zur Bestandesaufnahme

AEV

Procédure 2.1

Verfahren 2.1

AEV

Procédure 2.2

Verfahren 2.2

StAGR

Aide mémoire 2 Analyse de services des l'administration

Merkblatt 2 Dienststellenanalyse

StAGR

Modèle 3 analyse des services de l'administration

Vorlage 3 Dienststellenanalyse

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