Analyse & évaluation des systèmes d’information

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Le troisième sous-processus de la phase d'analyse vise à comprendre et documenter l'origine et le transfert des documents et des dossiers. Il faut pour cela avoir une vue d'ensemble des systèmes dans lesquels les enregistrements sont créés et gérés ainsi que du passage des documents entre ces systèmes. Il s'agit en particulier de :

  1. clarifier où les documents sont générés (lors de quelles tâches, de quels processus et dans quels systèmes) et comment ils continuent à être utilisés ;
  2. créer un aperçu des systèmes qui génèrent les documents, les dossiers et les données afin de comprendre le contexte de ces systèmes du point de vue de l'information gérée.

Ce sous-processus comprend les opérations suivantes :

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Cette étape sert à obtenir une vue d'ensemble précise des systèmes qui gèrent des documents et permet d'évaluer la quantité de records générés dans chaque système.

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :

  • Quels systèmes d’informations sont-ils utilisés dans chaque processus ?
  • Quelle est la quantité de données générées par les différents systèmes d’information ?
  • Quels systèmes d’information contiennent-ils des documents particulièrement importants ?
  • Quels systèmes d’informations permettent-ils de l’archivage autonome (solution isolée), lesquels ne le permettent pas ?
  • Quelles redondances peuvent apparaître entre les différents systèmes de stockage ?
  • De quels systèmes techniques les fichiers d'archives (intermédiaires) proviennent-ils ?
  • Quels documents se trouvent dans les archives (intermédiaires) ?

Exemples de produits de différentes organisations :

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

AEV

Procédure 2.1

Verfahren 2.1

StAGR

Aide mémoire 2 Analyse de services des l'administration

Merkblatt 2 Dienststellenanalyse

StAGR

Modèle 3 Analyse des services de l'administration

Vorlage 3 Dienststellenanalyse

StAGR

Modèle 5 Convention de triage

Vorlage 5 Bewertungsvereinbarung

StAGR

Modèle 6 Liste négative

Vorlage 6 Negativliste

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Cette étape a pour but le développement d'un aperçu des flux d'information dans les processus individuels. Il est nécessaire d'identifier les interfaces entre les différents systèmes d'information de l'organisation (i.e. les systèmes de provenance des records).

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :

  • Y a-t-il des documents qui sont utilisés dans différents systèmes d'information ?
  • Quels processus utilisent des documents qui proviennent de différents systèmes d’informations ?
  • Comment les documents parviennent-ils d’un système d’information à un autre (interfaces) ?
  • Y a-t-il des liens entre des données structurées et des données non-structurées ?
  • Une carte des différents systèmes peut-elle être créé ?

Exemples de produits de différentes organisations :

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

AEV

Procédure 2.1

Verfahren 2.1