Description du problème & des conditions générales

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Sous-processus

Le premier sous-processus de la phase d'analyse est utilisé pour obtenir une image relativement grossière de l'organisation et de son approche, afin d’obtenir les informations nécessaires pour démarrer l’introduction ou l'amélioration du Records Management. Au cours de ce premier sous-processus, il s’agit de:

  1. identifier les problèmes principaux liés au Records Management existant ;
  2. déterminer les exigences applicables pour le Records Management ;
  3. rédiger une première analyse des risques liés à un mauvais Records Management ;
  4. rédiger à l'intention des décideurs un document démontrant les problèmes rencontrés et résumant les scénarios de solutions possibles.

Ce sous-processus comprend les opérations suivantes :

Icon_Analyse_du_probleme

Les exigences en matière de gestion de l’information et les problèmes potentiels sont identifiées pour la première fois dans ce processus.

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :

  • Comment se positionne l'organisation dans son environnement ? Qui sont les clients et les concurrents ?
  • Quelles évolutions technologiques émergent ?
  • Quelles informations désire le public ?
  • Les besoins d'information internes et externes peuvent-ils être satisfaits en tout temps ?
  • Quelles sont les parties prenantes, attendant des informations ? Quelles informations attendent-ils ?
  • Comment le Records Management (respectivement la gestion documentaire) est-il organisé dans l'organisation - par département ou au travers de l'organisation ?
  • Quels problèmes se posent dans la gestion de l'information ?

Exemples de produits de différentes organisations :

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

AEV

Procédure 1

Verfahren 1

AEV

1.6 Liste des thèmes de discussion

1.6 Liste der Diskussionsthemen

BAR

Guide GEVER

Führungsleitfaden GEVER

BAR

Outil d’analyse des plans de classement

Ordnungssystem Analysetool

StABE

Enquête sur le traitement des documents électroniques

Erhebung Umgang mit elektronischen Akten

StABE

Questionnaire sur l’archivage des supports électroniques

Fragebogen Archivierung digitale Medien

Icon_Analyse-des-exigences-reglementaires-Dans ce processus, les exigences réglementaires en matière de gestion de l'information sont collectées. Ainsi, l'organisation se trouve elle-même en position de satisfaire les exigences juridiques, commerciales et sociales à tout moment.

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :

  • Quelles sont les exigences légales pour le Records Management ?
  • Y a-t-il des dispositions légales (par exemple sur la protection des données) pour l'organisation qui affectent la gestion des documents ?
  • Est-ce qu'il existe des règles juridiques internationales à prendre en compte ?
  • Y a-t-il des risques juridiques particuliers pour l'organisation ?
  • Y a-t-il des normes et des valeurs sociales dont le respect serait bénéfique pour l'organisation ?
Exemples de produits de différentes organisations :

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

BAR

Outil d'analyse des plans de classement

Ordnungssystem Analysetool

BAR

Bases légales de gestion des documents et d'archivage

Übersicht über die Rechtsgrundlagen

ClavisIT

Contraintes légales pour l’archivage numérique des documents commerciaux

Ratgeber gesetzliche Bestimmungen

KOST/CECO

Catalogue des formats de données d'archivage

Katalog archivtauglicher Dateiformate

KOST/CECO

Exigences de base en matière d'archivage électronique

Minimalanforderungen an
die digitale Archivierung

StABE

Pyramide des niveaux décisionnels

Pyramide Vorgaben

StABL

140.13 Ordonnance sur la gestion des dossiers

140.13 Verordnung über
die Aktenführung

StABL

Exigences minimales pour la gestion des dossiers

Mindestanforderungen Aktenführung

StAGR

Modèle de contrat de RM entre archives et office de l’administration

Vorlage 1 Vereinbarung

StAGR

Modèle de fiche de projet

Vorlage 2 Projektantrag

StAGR

Instruction pour la gestion des dossiers de l‘administration

Weisung Aktenführung

StALU

Outils d’aide pour la gestion des documents

GEVER Arbeitshilfe

StALU

Instruction pour la gestion des dossiers de l‘administration

GEVER Weisung

StASG

Catalogue des formats de données d'archivage

Archivtaugliche Dateiformate

VOI

Exigences juridiques sur la conservation en Europe

Gesetzliche Anforderungen
Aufbewahrung Europa

Icon_Analyse-des-risquesIl faut ici déterminer quels risques sont impliqués par un Records Management défectueux et comment ces risques peuvent être, si nécessaire, réduits.

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :

  • Quelles fonctions et quels processus revêtent une importance particulière pour l'organisation ?
  • Quelles tâches ou quels processus sont particulièrement controversés ou particulièrement sous contrôle public ?
  • Que faudrait-il envisager si de fausses informations concernant l'un de ces processus parvenaient au public ?
  • Que faudrait-il envisager si l'organisation ne pouvait pas démontrer la manière dont elle a pris des décisions et agi au cours d'un tel processus ?
  • Quelle est la probabilité que ce risque se produise ?
  • Quel serait le dommage causé par l’arrivée d’un tel scénario ?
  • Y a-t-il urgence en matière de ces risques, ou l'organisation peut-elle vivre avec ?

Exemples de produits de différentes organisations :

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

Novartis

Gestion proactive des risques dans le domaine des documents d‘affaires

Proaktives Risiko-Management im Bereich der Geschäftsakten

BAR

Cockpit des risques

Risk Cockpit

Dans ce processus, les résultats émergeants de l'analyse doivent être systématisés. Cette analyse sert de base pour l'élaboration des options de solutions d'une gestion systématique et réglementée du Records Management. Sur cette base, une demande de lancement d'un projet de Records Management peut être présentée à la direction de l’organisation.

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :

  • Quelle est l'importance de la gestion de l'information et du Records Management pour l'organisation ?
  • Quelles exigences réglementaires sont importantes dans le traitement de l'information ?
  • Quels sont les défauts de la gestion de l'information actuelle ?
  • Quelles parties prenantes sont-elles une menace potentielle pour l'organisation - comment leurs besoins d'information peuvent-ils être satisfaits ?
  • Quels sont les risques émergeants en raison de la situation actuelle ?
  • Comment le Records Management pourrait-il être amélioré ? Quelles sont les options de solution disponibles – lesquelles faut-il favoriser ?
  • Quelles dépenses sont liées à l'optimisation de la gestion de l'information ?
  • Comment l'amélioration du Records Management peut-elle être rentable?

Exemples de produits de différentes organisations :

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

StABE

2011.1202-RRB Gestion des documents numériques

2011.1202-RRB Digitale Aktenführung

StABE

2011.1202-Proposition de projet pour une gestion des documents d’activité et un arc

2011.1202-Vortrag zum RRB Digitale Aktenführung

StABE

2013.0233-RRB Phases de projet pour une gestion des documents d’activité et un arch

2013.0233-RRB Projektierungsphase DAA

StABE

Rapport de base du projet pour une gestion des documents d’activité et un archivage

Grundlagenbericht DAA

StABE

Cycle de vie des documents

Lebenszyklus von Records

StABE

Pyramide des niveaux décisionnels

Pyramide Vorgaben

StABE

Vortrag DAA

StAGR

Documentation pour la gestion de projet

Merkblatt Projektablauf

StALU

Stratégie de gestion des documents d’activités

GEVER Strategie

StAW

Règles pour la mise en place d’un ERMS et d’un SEA

SR-Beschluss Einführung ERMS und ELAR