Conception du système

Icon-Conception-du-systeme

Le troisième sous-processus de la phase de conception sert à concevoir et obtenir un système technique pour la gestion des documents. Il faut :

  1. définir les fonctionnalités requises par le système technique ;
  2. définir quelles interfaces avec les systèmes d’information existants il faut réaliser ;
  3. évaluer le système qu’il faudra acquérir.

Ce sous-processus comprend les opérations suivantes :

Icon_Evaluation-du-systeme

Dans cette opération les spécifications du système technique à acquérir sont déterminées. Des outils pour le faire peuvent être les normes MoReq2 / MoReq2010, les normes GEVER ainsi que les exigences décrites dans la définition des sous-processus de stockage (en particulier les règles organisationnelles).

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :

  • Le système devrait-il servir principalement au stockage conforme aux exigences légales ou bien est-il également conçu pour la collaboration et la publication simplifiée des documents ?
  • Le système devrait-il assurer le suivi et le contrôle des affaires, en plus de la gestion des documents ?
  • Le système devrait-il prendre en charge des fonctionnalités d'applications spécialisées, ou ces fonctionnalités doivent-elles être conçues séparément ?
  • Y a-t-il des documents de connaissance qu’il serait préférable de ne pas fournir dans le contexte originaire ?
  • A-t-on besoin d'une infrastructure d’archivage centralisée pour les infrastructures RMS et les applications spécialisées ?
  • Quels accès sont nécessaires (type d’accès, droits d'accès, groupes d'utilisateurs) ?
  • Quelles métadonnées peuvent être héritées, lesquelles doivent être rédigées manuellement pour chaque niveau ?

Exemples de produits de différentes organisations :

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

AEG

Formats de fichiers adaptés à l'archivage électronique

Archivtaugliche Dateiformate

AEG

Liste des métadonnées à implémenter dans une application GED

Liste der Metadaten für eine elektronische Geschäftsverwaltung

AEV

7.2.1 Exigences RM

7.2.1 RM-Anforderungen

AEV

Procédure 7.2

Verfahren 7.2

BAR

Formats de fichiers adaptés à l'archivage

Archivtaugliche Dateiformate

ISB

I017 Métadonneées GEVER

I017 GEVER Metadaten

KOST/CECO

Catalogue des formats de données d'archivage

Katalog archivtauglicher Dateiformate

KOST/CECO

Exigences de base en matière d'archivage électronique

Minimalanforderungen an die digitale Archivierung

Nycedc

-

Paper storage costs vs scanning costs

StAGR

Métadonnées pour les niveaux de Groupe, Rubrique, Dossier

Vorlage 10 Metadaten für Gruppe, Rubrik, Dossier

StALU

Directives pour les formats de données

GEVER Richtlinie Dateiformate

StALU

Directives pour les métadonnées

GEVER Richtlinie Metadaten

StALU

Directives pour la numérisation

GEVER Richtlinie Scanning

StASG

Exigences pour l‘ECM et la sélection

Anforderungen an ECM und Aussonderung

StAZH

Exigences de base d'un système de records management

Basisanforderungen an ein Records-Management-System

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Icon_Definition-des-interfacesDans cette opération les interfaces requises par des applications dans l’eRMS (electronic Records Management System) sont définies de même que l'interface de versement. Une attention particulière doit être accordée à la conception du processus de tri après le délai de conservation légal et/ou opérationnel.

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :

  • Par quels systèmes d’information les documents doivent-ils être importés dans l’eRMS, à quel moment cela aura-t-il lieu ?
  • Comment parviendront dans le système les documents provenant des départements n’utilisant pas l’eRMS ?
  • Quelles interfaces d’importation faut-il créer et comment faut-il configurer la capture des documents ?
  • Y a-t-il des systèmes d’information internes qui doivent être alimentés par des documents provenant de l’eRMS ?
  • Quelles interfaces d’exportation faut-il créer ?
  • Comment les documents/dossiers parviennent-ils dans l’archive numérique et comment le processus de tri est-il conçu ?
  • Qui est responsable pour le processus de tri et dans quelle mesure celui-ci peut-il être automatisé ?
  • Comment la collaboration avec le service d’archives est-elle réglé ? Quels droit possède le service d’archives, en particulier par rapport à l’évaluation ?
  • Comment est définie l’interface de versement ?
    • Est-elle basée sur un standard (p.ex. eCH-0160) ?
    • Quelle est l’unité d’un paquet de données ? A quels critères un paquet devrait-il répondre ?
    • Dans quel format faut-il exporter les documents ?
    • Quelles métadonnées faut-il fournir avec le paquet de livraison (SIP) ?

Exemples de produits de différentes organisations :

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

AEV

-

Matterhorn METS Profile

AEV

Procédure 7.3

Verfahren 7.3

BAR

Spécification pour la soumission des paquets d’information 4.0

BAR Spezifikation SIP v 4.0

eCH

eCH-0160: Interface de versements d’archives (SIP) eCH-0160: Archivische Ablieferungsschnittstelle

StABE

9a Tri et versement

9a Aussonderung und Ablieferung

StALU

Directives pour la numérisation

GEVER Richtlinie Scanning

StASG

Guide pour l’évaluation et le versement des documents

Leitfaden Aktenbewertung Aktenablieferung

StAZH

Brochure transfert des documents analogiques

Merkblatt Übergabe analoger Unterlagen

StAZH

Brochure transfert des documents numériques

Merkblatt Übergabe digitaler Unterlagen

StAZH

Brochure pour la préparation des versements et l‘évaluation

Merkblatt Überlieferungsbildung und Bewertung

StAZH

Processus de transfert des documents

Prozess Aktenübergabe

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Icon_Evaluation-du-systemeDans cette opération le système technique est évalué et les documents pour les appels d’offres sont élaborés.

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :

  • Quelles sont les règles des marchés publics à respecter ?
  • Quelle instance en est responsable avec quelle compétence ?
  • Quelles exigences du catalogue d’exigences ont quelles influences sur le processus d’acquisition ?
  • Dans l'acquisition du système, y a-t-il aussi une voie d’expression pour les utilisateurs ?
  • Qui prend la décision d’acquisition du système ?

Exemples de produits de différentes organisations :

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

AEV

7.2.1 Exigences ERMS

7.2.1 RM Anforderungen

AEV

Procédure 7.2

Verfahren 7.2

StAW

ERMS - Objectif pour le projet phare pour les soumissionnaire

ERMS - Vorgaben für Showcase für Anbieter

StAW

Liste de question ERMS pour le soumissionnaire - niveau 1

Fragenkatalog ERMS für Anbieter - 1. Stufe

StAW

Liste de question ERMS pour le soumissionnaire - niveau 2

Fragenkatalog ERMS für Anbieter - 2. Stufe

StAZH

Exigences de base d'un système de records management

Basisanforderungen an ein Records-Management-System

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