Définition des exigences

Icon-Definition-des-exigences

Le premier sous-processus de la phase de conception sert à décrire les exigences de base pour un Records Management futur. Il s’agit de :

  1. déterminer dans quels domaines (départements, zones de tâches) de l'organisation le Records Management doit être appliqué et quelles exigences de sécurité doivent être appliquées à la gestion des documents ;
  2. concevoir un système de classement pour les documents ;
  3. définir le cycle de vie des documents ;
  4. définir le modèle de données du stockage hiérarchique des documents ainsi que le contrôle du cycle de vie de ces derniers.

Ce sous-processus comprend les opérations suivantes :

Icon_Definition_de_la_portee_du_systeme

Dans ce processus sont définis les rôles et les unités organisationnelles soumis au Records Management.

Voici (en considérant des résultats du processus "Analyse de l'origine des documents ") les questions qui doivent être posées :

  • Quels départements et quels processus doivent-ils être inclus dans le Records Management, et lesquels devraient en être exclus ?
  • Y a-t-il des processus, pris en charge par des applications spécialisées, pour lesquels aucun document ne sera incorporé dans le système de Records Management ?
  • Ces documents devraient-ils être mentionnés dans le système de Records Management afin d’en garantir la traçabilité ?
  • Dans quels processus se produisent-ils des vial records (des documents indispensables et irremplaçables pour la continuité de l'activité) ?
  • Quels processus ou sous-processus doivent-il être traités prioritairement ?

Exemples de produits de différentes organisations :

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

AEV

7.2.1 Exigences ERMS

7.2.1 RM-Anforderungen

AEV

Procédure 7.2

Verfahren 7.2

StAW

ERMS - Aperçu des fonctions

ERMS - Funktionsübersicht

StAW

RM - Modèle de processus

RM - Vorgehensmodell

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Dans ce processus un système de classement est créé pour l'organisation des documents pertinents. Il peut ainsi être utilisé pour accéder aux documents et les transactions sont de cette façon stockées de manière traçable.

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :

  • Y a-t-il un système de classement pour les archives ?
  • Le système de classification établi est-il orienté vers des tâches ?
  • Le système de classification représente-t-il les processus de l'organisation ?
  • Est-ce que le contexte des dossiers est-il visible ?
  • Comment doit être défini l’archivage afin que les documents puissent y être stockés de façon unique ?
  • Comment traiter des documents de connaissance qui ne sont d'aucun profit pour l'organisation ?

Exemples de produits de différentes organisations :

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

AEV

1.5 Modèle - Référentiel de classement et de gestion

1.5 Vorlage - Klassifikations- und Verwaltungs-Schema

AEV

Procédure 3.2

Verfahren 3.2

ArchiVentis

Plan de classement générique pour les communes

ArchiVentis Generisches OS Gemeinden

BAR

Outil d’analyse des plans de classement

Ordnungssystem Analysetool

BAR

Modèle de plan de classement

Vorlage Ordnungssystem

StABE

1b Elaborer un plan de classement

1 b Vorgehen Registraturplan

StABE

4 Le dossier

4 Dossierbildung - Prinzip

StABE

6a Principes du plan de classement

6a Grundsätze Registraturplan

StABE

6c Aide au choix du type de dossier

6c Entscheidungshilfe Dossiertypen

StABE

6d Modèle de plan de classement - mode d'emploi

6d Anleitung zur Vorlage Registraturplan

StABE

6e Plan de classement makro

6e Registraturplan Makro

StABL

Instructions pour la création d’un plan de classement

Anleitung Erstellung Registraturplan

StAGR

Aide mémoire 5 Système de classement

Merkblatt 5 Ordnungssystem

StAGR

Aide mémoire 6 Création des dossiers

Merkblatt 6 Dossierbildung

StAGR

Modèle 8 Plan de classement - Niveau 0

Vorlage 8 Ordnungssystem Gruppe 0

StAGR

Modèle 9 Plan de classement

Vorlage 9 Ordnungssystem

StALU

Directives GEVER : plan de classement

GEVER Richtlinie Registraturplan

StALU

Directives GEVER : standards

GEVER Richtlinie Standards

StALU

Modèle de plan de classement : pour les départements de l‘administration

GEVER Vorlage Registraturplan Departement

StALU

Modèle de plan de classement : pour les services de l‘administration

GEVER Vorlage Registraturplan Dienststelle

StASG

Aide mémoire - le dossier

Merkblatt Dossierbildung

StASG

Plan de classement Archives de l'Etat

Registraturplan Staatsarchiv

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Icon_Definition-des-autorisations-d_acces-et-des_exigences-de-conservation

Dans ce processus le cycle de vie des documents, ainsi que le modèle d'autorisation d'accès sont définis.

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :

  • Qui est responsable de quels processus ?
  • Comment les processus peuvent-ils être configurés dans le système de Records Management afin d’en préserver l’authenticité ?
  • Comment éviter que les documents soient volontairement ou involontairement modifiés dans le temps ?
  • Quels documents faut-ils fournir pendant combien de temps (cycle de vie) ?
  • Quand faut-il migrer quels documents dans des formats adaptés à l'archivage ?
  • Quelles métadonnées sont attachées aux documents ?
  • Comment la gestion des droits peut-elle être organisée ? Quels rôles faut-il définir ?
  • Quels documents doivent être transférés vers l'archivage à long terme, quand, dans quel cas, et dans quel format ?

Exemples de produits de différentes organisations :

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

AEV

3.2.1 Liste positive

3.2.1 Positivliste

AEV

3.2.2 Liste négative

3.2.2 Negativliste

AEV

Procédure 3.1

Verfahren 3.1

AEV

Procédure 3.2

Verfahren 3.2

BAR

Outil d’analyse des plans de classement

Ordnungssystem Analysetool

StABE

10 Valeur archivistique

10 Archivwürdigkeit

StABE

1b Elaborer un plan de classement

1b Vorgehen Registraturplan

StABE

3 Pertinence pour les affaires

3 Geschäftsrelevanz

StABE

6a Principes du plan de classement

6a Grundsätze Registraturplan

StABE

6d Modèle de plan de classement - mode d'emploi

6d Anleitung zur Vorlage Registraturplan

StABE

6e Plan de classement makro

6e Registraturplan Makro

StABE

9b Convention de versement

9b Ablieferungsvereinbarung

StABE

Cycle de vie des documents

Lebenszyklus von Records

StAGR

Aide mémoire 4 Evaluation des documents

Merkblatt 4 Aktenbewertung

StAGR

Aide mémoire 5 Système de classement

Merkblatt 5 Ordnungssystem

StAGR

Aide mémoire 7 Versement

Merkblatt 7 Ablieferung

StAGR

Modèle 5 Convention de triage

Vorlage 5 Bewertungsvereinbahrung

StAGR

Modèle 6 Liste négative

Vorlage 6 Negativliste

StALU

Directives GEVER : plan de classement

GEVER Richtlinie Registraturplan

StALU

Modèle de plan de classement pour les départements de l‘administration

GEVER Vorlage Registraturplan Departement

StALU

Modèle de plan de classement pour les services de l‘administration

GEVER Vorlage Registraturplan Dienststelle

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Icon_Definition-du-modele-generique-de-classement

Dans ce processus un modèle de données est conçu (modèle Entity-Relationship) qui contient les détails des deux opérations précédentes.

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :

  • Comment se présente la structure technique de la base des documents ?
  • A quel niveau (groupes, rubriques, dossiers) les documents peuvent-ils être intégrés dans le système ?
  • Quelles métadonnées seront héritées dans le système de classement hiérarchique ?
  • A quels niveaux sont définis les droits d’accès ?
  • A quel niveau est défini le cycle de vie ?
  • Quand les documents sont-ils enregistrés dans le système ?

Exemples de produits de différentes organisations :

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

StALU

Modèle de plan de classement pour les départements de l‘administration

GEVER Vorlage Registraturplan Departement

StALU

Modèle de plan de classement pour les services de l‘administration

GEVER Vorlage Registraturplan Dienststelle

StAW

Modèle de relation entre les entités

Entitäten-Beziehungsmodell

StAW

Cycle de vie des documents et des records électroniques

Phasen Ablage und Archiverung elektronischer Dokumente und Records

StAW

Cycle de vie des documents et des records physiques et électroniques

Phasen Ablage und Archiverung physisch und elektronisch

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