Stratégie

Icon-Strategie

La mise en place de règles et d'outils techniques pour le contrôle du Records Management est le deuxième sous-processus de la phase de conception. Il faut :

  1. déterminer l’importance de la gestion des documents dans la totalité de la gestion de l'information de l'organisation ;
  2. définir qui assume quelles responsabilités pour le Records Management ainsi que qui contrôle les processus du RM ;
  3. déterminer comment garantir la communication dans le projet du Records Management et plus tard dans le programme du RM ;
  4. déterminer en détail qui assume quelle responsabilité ainsi que la façon dont les processus de classement se déroulent.

Ce sous-processus comprend les opérations suivantes :

Icon_Integration-dans-la-strategie-globale

Dans cette opération est définie l'importance de la gestion des dossiers dans la stratégie d'information de l'organisation.

Les questions suivantes doivent entre autres être posées (en tenant compte des résultats du sous-processus "Description du problème et conditions générales" et de l’opération "Définition de la portée du système") :

  • Quels objectifs du Records Management sont conformes aux objectifs de la gestion de l'information ?
  • Comment le Record Management s'inscrit-il dans la culture de l'information de l'organisation ?
  • Qu’est-ce que publie l'organisation et où ? Quelle est l’importance du site web, de l’intranet et des medias sociaux ?
  • Quelle est l'importance des rapports que l'organisation doit livrer aux autorités supérieures ?
  • Y-a-t-il des processus opérationnels dans lesquelles le simple classmenet des documents suffit ?
  • Dans l’organisation y-a-t-il des processus de création de connaissance où la collaboration joue un rôle de premier plan? cette collaboration doit-elle être documentée en dehors du simple résultat ?

Exemples de produits de différentes organisations :

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

AEV

Guide de gestion des documents pour l'administration cantonale

Handbuch „Records Management" für die Kantonsverwaltung

StAZH

Brochure gestion des documents életronique et archivage électronique

Merkblatt digitale Informationsverwaltung und Archivierung

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Icon_Definition-de-la-gestion-du-Records-Management

Dans cette opération est définie une politique de Records Management.

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :

  • Quels sont les objectifs que l'organisation souhaite atteindre avec le RM ?
  • Comment l'organisation s’assure-t-elle que les documents pertinents seront disponibles à tout moment ?
  • Quelle responsabilité assume la direction à propos du Records Management ? Quelle responsabilité assument les employés ?
  • Afin de mettre en œuvre la stratégie de Records Management, quels outils sont fournit par la direction ?
  • Comment les employés peuvent-ils être encouragés à une gestion systématique ?
  • Que doit inclure un ensemble de règles (par exemple une décision gouvernementale) ?

Exemples de produits de différentes organisations :

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

AEV

1.4 Modèle procédure gedoc

1.4 Vorlage RM-Verfahren

AEV

3.1.1 Exemples règles de nommage

3.1.1 Beispiele von Regeln zur Benennung

AEV

5.3.2 Bordereau d’élimination

5.3.2 Kassationsliste

AEV

5.4.2 Bordereau de versement

5.4.2 Ablieferungsverzeichnis

AEV

7.1.1 Gestion du courrier électronique

7.1.1 Umgang mit E-Mails

AEV

Procédure 5.1 : Ouvrir et clore les dossiers

Verfahren 5.1: Dossiereröffnung und -abschluss

AEV

Procédure 5.3 : Eliminer les documents

Verfahren 5.3: Aussonderung und Kassation von Dokumenten

AEV

Procédure 5.4 : Verser les documents

Verfahren 5.4: Ablieferung der Dokumente

AEV

Procédure 7.1 : Gestion du courrier électronique

Verfahren 7.1: Verwaltung von E-mails

BAR

Directives d’organisation - Exemples

Muster-Organisationsvorschriften

StABE

1c Elaborer des directives d’organisation

1c Vorgehen Organisationsvorschriften

StABE

3 Pertinence pour les affaires

3 Geschäftsrelevanz

StABE

4 Le dossier

4 Dossierbildung / -prinzip

StABE

7 Directives d’organisation GEVER

7 Organisationsvorschriften GEVER

StABE

Cycle de vie StABE

Lebenszyklus StABE

StAGR

Aide mémoire 3 Directives d‘organisation

MB 3 Organisationsvorschriften

StAGR

Modèle 4 Directives d‘organisation

Vorlage 4 Organisationsvorschriften

StALU

Directive GEVER pour la chancellerie et les départements

GEVER Leitfaden Stadtkanzlei und Departemente

StALU

Modèle GEVER - Directives d‘organisation

GEVER Vorlage Organisationsvorschriften

StASG

Processus essentiel

Kernprozess

StASG

Directive d‘organisation – Exemple Archives d‘Etat

Muster Organisationsvorschriften Staatsarchiv

StAZH

Cycle de vie des documents administratifs

Lifecycle Verwaltungsunterlagen

StAZH

Brochure gestion de l’information numérique et archivage

Merkblatt digitale Informationsverwaltung und Archivierung

StAZH

Brochure transfert des documents analogiques

Merkblatt Übergabe analoger Unterlagen

StAZH

Brochure transfert des documents numériques

Merkblatt Übergabe digitaler Unterlagen

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