Fonctionnement & contrôles

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Le deuxième sous-processus de la phase de réalisation sert à la maintenance et au développement du système à plus long terme pour ce qui concerne les aspects organisationnels et techniques. Il s'agit de :

  1. établir un contrôle qui garantit une gestion et un stockage des documents conformes aux règles ;
  2. entretenir régulièrement le système pour assurer son fonctionnement ;
  3. planifier des possibles extensions du système, en matière de nouvelles fonctionnalités et de changements organisationnels.

Ce sous-processus comprend les opérations suivantes :

Icon_Etablissement-de-l_assura_414c78aa8cDans ce processus, les mesures de contrôle sont définies. Ces mesures sont traitées dans le sous-processus suivant, "Maintenance et entretien".

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :

  • Qui possède quelles compétences et quelles tâches de contrôle ?
  • Quels sont les rôles et quelles sont les responsabilités qui doivent être contrôlées conformément aux directives ? Dans quel ordre de priorité et à quels intervalles ?
  • Comment peut être contrôlé et appliqué le respect des conformités ?
  • Quels rapports périodiques doivent être créés et soumis à l'autorité supérieure ?
  • Comment faire face aux changements proposés aux employés ?

Exemples de produits de différentes organisations :

Organisation

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Icon_Maintenance-et-entretienLe but de ce processus est le maintien à long terme du système.

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :

  • Les rôles et les tâches définis sont-ils correctement mises en œuvre ?
  • Les systèmes de classification sont-ils suivis et correspondent-ils aux besoins de stockage des unités organisationnelles concernées ?
  • Les autorisations sont-elles organisées de manière appropriée et mises à jour quotidiennement ?
  • Les dossiers sont-ils régulièrement clos et nettoyés ?
  • Les dossiers clos sont-ils retirés du système et transférés aux archives ?
  • Est-il assuré que les interfaces des systèmes périphériques fonctionnent même après une nouvelle mise à jour ?

Exemples de produits de différentes organisations :

Organisation

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AEV

6.2 Avenant au référentiel

6.2 Vorlage – Zusatz zum KV-Schema

AEV

Procédure 6

Verfahren 6

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Icon_Definition-des-extensionsLe but de cette opération est d’être capable de mettre en œuvre d’éventuelles extensions au bon moment, par exemple des besoins qui émergent après un changement fonctionnel ou opérationnel.

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :

  • Quelles attentes des utilisateurs pourraient engendrer une extension du système ?
  • Quels changements dans les besoins d'information pourraient engendrer une extension du système ?
  • Quels changements dans les systèmes périphériques pourraient nécessiter la conception de nouvelles interfaces ?

Exemples de produits de différentes organisations :

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