Implémentation

Icon-Implementation
Le premier sous-processus de la phase de mise en œuvre est la mise en pratique du système de gestion électronique du Records Management (eRMS) dans les opérations quotidiennes. Une attention particulière doit être portée aux processus de changement ainsi qu’à la mise en place de la formation des employés concernés. Il s'agit de :
  1. planifier et mettre en œuvre soigneusement l’implémentation du projet ;
  2. faire face au processus de changement souhaité et répondre aux résistances émergentes ;
  3. développer un réseau de responsables porteurs du projet, qui le font avancer activement ;
  4. former intensivement les collaborateurs à la nouvelle organisation du travail ainsi qu'au nouveau système technique.

Ce sous-processus comprend les opérations suivantes :

Icon_gestion_de_projetLe but de cette opération est la définition de la gestion du projet. Les projets de Records Management sont généralement de longue durée et réunissent de nombreuses parties prenantes; une gestion de projet adaptée revêt une importance particulière.

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :

  • Les objectifs à atteindre sont-ils clairement communiqués ?
  • Les responsabilités sont-elles clairement identifiées ?
  • Les jalons du projet sont-ils réalistes et réalisables dans le temps disponible ?
  • Les ressources financières et humaines nécessaires au projet sont-elles disponibles ?

Exemples de produits de différentes organisations :

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Icon_Gestion-du-changement-_Change-Management_Le but de ce processus est de développer des stratégies spécifiques afin de surmonter la résistance au changement. Les changements principaux engendrés par l'introduction d'un système de Records Management doivent être enseignés aux collaborateurs.

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :

  • La nécessité de l'introduction du Records Management est-elle communiquée aux collaborateurs ? En sont-ils conscients ?
  • Comment le travail des collaborateurs se trouve-t-il modifié par l'introduction du Records Management ? Les collaborateurs sont-ils conscients de ces changements ?
  • Les avantages apportés par le Records Management électronique sont-ils connus ?
  • Des stratégies sont-elles élaborées afin de surmonter les craintes liées aux changements ?
  • Quels sont les départements qui peuvent être parties prenantes en premier dans le changement ?
  • Les responsables de l’entreprise soutiennent-ils le projet ?
  • Où faut-il attendre les premiers résultats intermédiaires positifs ?
  • De quelle manière les progrès peuvent-ils être communiqués ?

Exemples de produits de différentes organisations :

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

AEV

4.1.1 Présentation mise en œuvre

4.1.1 Präsentation Umsetzung

AEV

Procédure 4.1

Verfahren 4.1

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Icon_Mise-en-place-reseau-RML'objectif de ce processus est la mise en place d'un réseau de leaders qui soutiennent le projet de Records Management.

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :

  • Qui peut s’occuper de l’implémentation du RM ?
  • Quels départements ou unités d'organisation seraient appropriés pour une phase pilote ?
  • Ces unités organisationnelles ont-elles suffisamment de contacts dans l'organisation pour améliorer le réseau du RM ?
  • Dans les unités organisationnelles pilotes, est-ce qu’il y a une culture de l’information particulière qui pourrait favoriser le succès du RM ?
  • Qui peut soutenir ultérieurement le processus d’introduction ?
  • Qui peut en assurer la continuité ?

Exemples de produits de différentes organisations :

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

AEV

5.0.1 Présentation RGDA

5.0.1 Präsentation VRMA

StALU

Directive GEVER pour la chancellerie et les départements

GEVER Leitfaden Staatskanzlei und Departemente

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Icon_FormationLe but de cette opération est de préparer les collaborateurs à leurs futures tâches en tant que responsables du Records Management. L'accent est mis sur l'importance et les instruments nécessaires au Records Management.

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :

  • Sur quelles connaissances préalables et structures peut s’appuyer la formation ? Y a-t-il une tradition en matière de gestion des documents ?
  • Qu’est-ce qui change par rapport à la pratique ancienne de la gestion des documents ?
  • Qu’est-ce qui devrait être enseigné (des fonctionnalités de système, la théorie du RM, les procédures) ?
  • Quelles méthodes d'enseignement sont utilisées (formation unique, e-Learning, formation au PC) ?
  • Quels sont les devoirs, les rôles et les responsabilités dans le RM ?
  • Quels sont les défis du passage à un Records Management orienté par processus et son archivage ?
  • Quelle est la personne de référence en cas de manque de clarté ?
  • Est-ce qu’il existe une formation supplémentaire ?

Exemples de produits de différentes organisations :