Les archives ont beaucoup à gagner d’une présence plus active sur les médias sociaux

Ce billet est issu d’une traduction d’un article (légèrement adapté) de Julián Marquina, community manager espagnol. Je le remercie de m’avoir donné son accord pour cette traduction. Par rapport au billet original, je n'ai pas tenu compte de quelques statistiques sur l'utilisation d'Internet et des médias sociaux en Espagne. L’article original et intégral est disponible sur son blog. L'auteur est également joignable sur Twitter: @JulianMarquina

Les archives ont-elles leur place dans le monde des réseaux sociaux ?

La réponse est évidente : bien entendu ! On trouve d’ailleurs de nombreuses institutions d’archives, ainsi que des professionnels qui ont fait le choix d’échanger et d’interagir au moyen des outils de communication modernes.

Cependant une majorité des professionnels des archives n’utilisent pas les réseaux sociaux. Manque d’intérêt ou de connaissances des plateformes, obstacles administratifs ou charge de travail trop importante sont souvent évoqués comme les principales raisons de ce désintérêt.

La réalité est pourtant que la majorité des gens passe de plus en plus de temps par jour sur Internet et sur les médias sociaux. La communauté archivistique ne doit pas délaisser ce public potentiel et doit donc avoir une attitude ouverte et positive envers ces nouveaux réseaux. Trois mots-clés face à cette nouvelle réalité : collaboration, coopération et communication.

Image: http://www.ot-lab.ch

Image: http://www.ot-lab.ch

Le décalogue de la présence des archives sur les médias sociaux :

  1. Renforcer l’image, la réputation, la visibilité et le positionnement de son institution.
  2. Pouvoir collaborer, communiquer et coopérer avec des usagers, ainsi que d’autres institutions.
  3. Démontrer la proximité, la confiance, la transparence de son institutions aux usagers.
  4. Atteindre des usagers potentiels.
  5. Diffuser rapidement un message et communiquer de manière bidirectionnelle. Echanger et diffuser l’information.
  6. Accéder à l’information en temps réel.
  7. Connaître les avis des usagers et savoir ce que font les autres institutions ou professionnels.
  8. Pouvoir interagir facilement.
  9. Promouvoir son institution.
  10. Socialiser et fidéliser ses usagers.

Les médias sociaux donnent une impulsion positive à l’activité des archives

La plus-value des réseaux médias est leur fonction de porte-voix. Ils permettent de mettre en valeur les activités des institutions d’archives, et ainsi d’attirer l’attention des usagers et des citoyens sur le monde des archives.

Grâce aux réseaux sociaux, les archivistes peuvent communiquer des documents, renseigner un vaste public sur leurs services, leurs activités, et faciliter l’accès aux contenus de leurs fonds. Ils peuvent également entretenir et informer plus facilement une communauté d’usagers ou de citoyens intéressés. De plus, les archivistes peuvent humaniser leurs activités en faisant preuve d’écoute et en interagissant régulièrement avec le public. Tels sont les opportunités et les défis que leur proposent cette nouvelle manière de communiquer.

Il ne s’agit évidemment de disperser son énergie sur toutes les plateformes. Mieux vaut effectuer des publications de qualité sur deux ou trois applications que d’inonder quatre ou cinq canaux de diffusion avec des informations moyennement intéressantes.

Les archivistes doivent également tenir compte d’une série d’éléments qui vont faciliter la manière d’atteindre leur(s) public(s) cible(s). Ci-dessous, Julián Marquina propose quelques pistes pour débuter une activité sur les médias sociaux, selon la plateforme choisie.

Le Blog : le média social pour la communication

Les points indispensables pour que le contenu d’un blog soit efficace :

  1. Le nom du blog doit accrocher et être représentatif du contenu diffusé.
  2. Il est primordial d’être présent dans les rankings et les listes de recommandations.
  3. Ne pas faire que du texte, mais inclure des images et des vidéos.
  4. Le contenu est important mais le design également. Penser à ajouter des boutons pour que le contenu puisse être partagé facilement.

Actions à réaliser sur un blog :

En plus des contenus relatifs aux activités de son institution d’archives, un blog peut être utilisé pour :

  • Echanger les nouveautés acquises ou versées dans l’institution d’archives.
  • Publier une liste des documents les plus consultés ou les plus vus dans son institution.

Facebook : le réseau social pour l’interaction

Quelques suggestions pour effectuer des échanges de qualités sur une page Facebook :

  1. Publier directement les photographies et les vidéos sur la page, jamais via des liens.
  2. Poser des questions aux usagers dans le but de provoquer des discussions. Participer et répondre ensuite aux discussions.
  3. Faire une étude sur son public et sur les contenus qui lui plaisent afin de publier plus souvent sur les thématiques les plus populaires.
  4. Participer activement à des discussions sur d’autres pages Facebook d’institutions ou de professionnels des archives.

Actions à réaliser sur la page Facebook de votre institution :

En plus de la diffusion de nouveautés concernant ses archives, d’informer ses usagers de ses activités, et du suivi des discussions sur sa page, vous pouvez utiliser Facebook pour :

  • Créer et publier des images d’archives destinées à attirer l’attention du grand public.
  • Créer un groupe dédié aux questions historiques ou en relation avec les archives afin de faciliter les discussions.

Twitter : le réseau pour la visibilité et le positionnement

Les points essentiels pour bien gérer son compte Twitter :

  1. Inclure des images et de courtes vidéos dans ses tweets.
  2. Connaître le jargon de l’outil et utiliser les hashtags pour se rendre plus visible.
  3. Favoriser la communication par des mentions ou par des messages directs.

En plus de donner des informations liées à l’actualité de son institution, ou d’entretenir sa communauté de professionnels du secteur, il est possible d’utiliser Twitter pour :

  • Réaliser des concours et des tirages au sort avec pour but d’attirer l’attention de ses followers. Pour ce faire, créer un hashtag unique et faire attention à suivre les règlement établis par Twitter.
  • Profiter de l’actualité et du calendrier pour partager des informations en lien avec les archives.
  • Diffuser des vidéos en direct grâce à l’application Periscope.

Instagram : le réseau social pour la proximité

Quelques suggestions pour gérer au mieux son compte Instagram :

  1. Montrer le côté humain des archives, de ses activités et de ses services d’un point de vue créatif et imaginatif.
  2. Utiliser les hashtags pour indexer les images.
  3. Utiliser les filtres pour améliorer la qualité des images diffusées.

Actions à réaliser :

  • Organiser des campagnes de mise en valeur des documents d’archives ou des expositions virtuelles.
  • Montrer le travail à l’interne et à l’externe des archivistes.

En plus de ces quatre plateformes, il existe d’autres applications utiles. Ce sont des moyens de communication pratiques pour atteindre des personnes qui ne sont pas habituées des réseaux sociaux (et aussi celles qui le sont), mais qui utilisent l’email ou Whatsapp.

Newsletter : le moyen d’atteindre un public plus large

Quelques points pour gérer au mieux une newsletter :

  1. Segmenter les publics et ne pas envoyer le même courrier sans tenir compte des intérêts de chaque groupe d’usagers.
  2. Ne pas hésiter à partager des informations qui ne proviennent pas forcément de ses archives mais dont il est certain qu’elles plairont ou qu’elles seront utiles à son public.
  3. Faire très attention à la fréquence d’envoi (bimensuel ou mensuel sont des bonnes options), et à l’heure d’envoi.
  4. Utiliser des sujets qui attirent l’attention afin que les courriers envoyés soient ouverts et lus. Utiliser un design agréable et soigné.
  5. Obtenir plus de souscripteurs grâce à des applications d’analyse du trafic de votre blog par exemple.

Actions à réaliser :

En plus d’informer sur les activités, les services et les nouveautés de son institution d’archives, on peut utiliser une newsletter pour :

  • Organiser des formations en ligne sur l’utilisation des archives ou sur les différentes plateformes Internet.
  • Segmenter les usagers et offrir des contenus liés aux archives en rapport avec leurs intérêts.
  • Envoyer du contenu exclusif pour vos souscripteurs. Un contenu exclusif peut être par exemple une information sur des nouveautés versées aux archives, ou simplement la diffusion de vos prochaines activités en primeur, avant toutes les autres plateformes.

Whatsapp : la plateforme de l’immédiateté

Quelques suggestions pour utiliser au mieux Whatsapp :

  1. Utiliser la version web de Whatsapp pour faciliter la communication et l’interaction.
  2. Faire attention aux différentes manières de communication des usagers (messages individuels, liste de diffusion et groupe).
  3. Ne pas compiler des numéros de téléphone sans le consentement des usagers.
  4. Pour être efficace et ne pas étouffer les usagers de messages, ne pas envoyer de fichiers de grandes tailles, et ne pas faire durer les conversation trop longtemps.
  5. Répondre immédiatement aux questions. 

Actions à réaliser sur Whatsapp pour une institutions d’archives

  • Diffuser et communiquer des informations d’ordre général, internes et/ou personnalisées (prochaines activités, création d’un groupe pour partager l’information entre collègues).
  • Si Whatsapp est utilisé comme service de questions/réponses, les réponses doivent être immédiates et courtes.
  • Créer un groupe d’intérêt sur téléphone portable concernant des thématiques en lien avec les archives (groupe maximum conseillé : 100 personnes).
  • Envoyer des conseils aux usagers de manière personnalisée.

Pour terminer, onze aspects à prendre en compte concernant la présence des archives sur les médias sociaux :

  1. Les médias sociaux ne sont pas un jeu… et oui, c’est du travail !
  2. Sans les usagers, l’archiviste n’est rien. Il faut que le public interagisse avec l’archiviste. Sans interaction, le public s’endort, se lasse et s’en va.
  3. Il faut énormément travailler sur les contenus (pertinence et utilité) et être consistent avec l’ensemble de ses publications. Il est bien évident qu’il ne faut pas sacrifier la qualité à la quantité.
  4. Il est essentiel d’être actif et de ne pas abandonner.
  5. Utiliser le langage et les codes de chaque canal de diffusion. Lorsque l’on joue, il faut suivre les règles du jeu.
  6. Il est toujours mieux de programmer ses actions dans le temps et de n’improviser qu’à des moments déterminés, lorsque c’est pertinent.
  7. Formez ses collègues à l’utilisation des médias sociaux afin de créer une équipe capable de gérer le ou les applications et de répondre efficacement aux questions.
  8. Soyez visuels et utilisez votre talent de synthèse lorsque vous publiez un texte.
  9. Humanisez les archives, en montrant leur côté personnel, afin de vous rapprocher de votre communauté.
  10. Mesurez vos actions sur les médias sociaux en relation avec le retour du public. Surpassez-vous de jour en jour.
  11. Essayez de vous amuser tout en travaillant, c’est la meilleur façon de faire les choses.

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