A3 Archive von Kantonalen Direktorenkonferenzen (Mustervertrag)

Zusammenfassung

Ausgangslage

Mehrere Staatsarchive betreuen Archive kantonaler Direktorenkonferenzen: sie verwahren entweder als Endarchive die Unterlagen der betreffenden Gremien oder sie beraten die selbst archivierenden Konferenzen in archivfachlichen Fragen.
Die Konferenzarchive werden von den betreuenden Staatsarchiven in der Regel als Deposita geführt, das heisst die Unterlagen bleiben im Eigentum der Konferenzen, während die Staatsarchive im Interesse der Sache üblicherweise kostenlos Erschliessungs-, Konservierungs- und andere Dienstleistungen erbringen.
Die Betreuungsverhältnisse beruhen in der Regel auf einfachen Absichtserklärungen zwischen Konferenz und Archiv, die weder gegenseitige Rechte und Pflichten festhalten, noch den Fall vorsehen, dass eine Konferenz sich selbst auflösen oder ihr Archiv transferieren könnte.

Absicht dieses Papiers

Der folgende Mustervertrag soll den betreuenden Staatsarchiven als Anregung dienen und ihnen zugleich eine Möglichkeit aufzeigen, ihre Beziehungen zu den deponierenden Konferenzen auf eine sicherere und materiell befriedigende Basis zu stellen, ohne dass im Normalfall überhaupt irgendwelche Beitragszahlungen geleistet werden müssen.
Selbstverständlich bleibt es den jeweiligen Vertragspartnern vorbehalten, die in Artikel 4 geregelte finanzielle Abgeltung der Archivdienstleistungen (genaugleich wie alle anderen Punkte dieses Entwurfs) anders zu formulieren oder gar wegzulassen. Die Frage der Abgeltung sollte aber, nicht zuletzt im Interesse des archivischen Selbstverständnisses, angesprochen werden.

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