Problemschilderung & Rahmenbedingungen

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Icon_Problemschilderung

Subprozess

Der erste Subprozess der Analysephase dient dazu, ein relativ grobes Bild der Organisation und ihres Umgangs mit Informationen zu gewinnen, um die Einführung bzw. Verbesserung des Records Managements zu lancieren. Im Laufe des ersten Subprozesses gilt es:

  1. die wichtigsten Probleme des bestehenden Records Managements zu lokalisieren;
  2. die für das Records Management geltenden Vorgaben zu bestimmen;
  3. eine erste Analyse zu erstellen, welche Risiken ein mangelhaftes Records Management mit sich bringt;
  4. ein Dokument zu verfassen, das die Problematik zuhanden der Verantwortungsträger zusammenfasst und mögliche Lösungsszenarien aufzeigt.

Dieser Subprozess enthält die folgenden Vorgänge:

Icon_Analyse-des-ProblemsIn diesem Vorgang sollen die Ansprüche an die Informationsverwaltung erkannt und allfällige Probleme und Mängel ein erstes Mal lokalisiert werden.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Wie ist die Organisation im Umfeld positioniert? Wer sind Kunden und Konkurrenten?
  • Welche technologischen Entwicklungen zeichnen sich ab?
  • Welche Informationen erwartet die Öffentlichkeit?
  • Kann der interne und externe Informationsbedarf jederzeit befriedigt werden?
  • Wer sind die Stakeholder, die Informationen erwarten? Welche Informationen erwarten sie?
  • Wie ist das Records Management (beziehungsweise die Aktenführung) in der Organisation organisiert – abteilungsweise oder organisationsweit?
  • Welche Probleme tauchen bei der Informationsverwaltung auf?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

AEV

Procédure 1

Verfahren 1

AEV

1.6 Liste des thèmes de discussion

1.6 Liste der Diskussionsthemen

BAR

Guide GEVER

Führungsleitfaden GEVER

BAR

Outil d’analyse des plans de classement

Ordnungssystem Analysetool

StABE

Enquête sur le traitement des documents électroniques

Erhebung Umgang mit elektronischen Akten

StABE

Questionnaire sur l’archivage des supports électroniques

Fragebogen Archivierung digitale Medien

Icon_Analyse-der-Vorgaben

In diesem Vorgang sollen die regulatorischen Vorgaben für die Informationsverwaltung zusammengestellt werden. Dadurch setzt sich die Organisation in die Lage, jederzeit den gesetzlichen, betrieblichen und gesellschaftlichen Anforderungen Genüge zu tun. Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Was sind die gesetzlichen Anforderungen an das Records Management?
  • Gibt es weitere gesetzliche Regeln (z.B. Datenschutz) für die Organisation, die das Records Management beeinflussen?
  • Sind internationale rechtliche Regelungen von Belang?
  • Bestehen besondere rechtliche Risiken für die Organisation?
  • Gibt es gesellschaftliche Normen und Wertvorstellungen, deren Beachtung für die Organisation von Vorteil wäre oder eventuell eingeklagt werden könnte?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

BAR

Outil d'analyse des plans de classement

Ordnungssystem Analysetool

BAR

Bases légales de gestion des documents et d'archivage

Übersicht über die Rechtsgrundlagen

ClavisIT

Contraintes légales pour l’archivage numérique des documents commerciaux

Ratgeber gesetzliche Bestimmungen

KOST/CECO

Catalogue des formats de données d'archivage

Katalog archivtauglicher Dateiformate

KOST/CECO

Exigences de base en matière d'archivage électronique

Minimalanforderungen an
die digitale Archivierung

StABE

Pyramide des niveaux décisionnels

Pyramide Vorgaben

StABL

140.13 Ordonnance sur la gestion des dossiers

140.13 Verordnung über
die Aktenführung

StABL

Exigences minimales pour la gestion des dossiers

Mindestanforderungen Aktenführung

StAGR

Modèle de contrat de RM entre archives et office de l’administration

Vorlage 1 Vereinbarung

StAGR

Modèle de fiche de projet

Vorlage 2 Projektantrag

StAGR

Instruction pour la gestion des dossiers de l‘administration

Weisung Aktenführung

StALU

Outils d’aide pour la gestion des documents

GEVER Arbeitshilfe

StALU

Instruction pour la gestion des dossiers de l‘administration

GEVER Weisung

StASG

Catalogue des formats de données d'archivage

Archivtaugliche Dateiformate

VOI

Exigences juridiques sur la conservation en Europe

Gesetzliche Anforderungen
Aufbewahrung Europa

Icon_RisikoanalyseIn diesem Vorgang wird ermittelt, welche Risiken ein mangelhaftes Records Management mit sich bringt und wie diese Risiken allenfalls reduziert werden könnten.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Welche Funktionen, welche Prozesse sind für die Organisation von besonderer Bedeutung?
  • Welche Aufgaben / Prozesse sind besonders umstritten oder stehen besonders unter öffentlicher Beobachtung?
  • Womit wäre zu rechnen, wenn bezüglich eines dieser Prozesse Falschinformationen an die Öffentlichkeit gelangen würden?
  • Womit wäre zu rechnen, wenn die Organisation nicht belegen könnte, wie sie im Laufe eine solchen Prozesses entschieden und gehandelt hat?
  • Wie gross ist die Wahrscheinlichkeit, dass dieses Risiko eintritt?
  • Wie gross wäre der Schaden, der durch das Eintreffen dieses schlechten Szenarios entstehen würde?
  • Besteht Handlungsbedarf aufgrund dieser Risiken, oder kann die Organisation damit leben?
Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

Novartis

Gestion proactive des risques dans le domaine des documents d‘affaires

Proaktives Risiko-Management im Bereich der Geschäftsakten

BAR

Cockpit des risques

Risk Cockpit

Icon_Darstellung-des-Proble

In diesem Vorgang sollen die Ergebnisse der Ist-Analyse systematisiert werden. Dies stellt die Basis für die Entwicklung von Lösungsoptionen für ein systematisches und regelkonformes Records Management dar. Auf dieser Grundlage kann der Leitung einer Organisation ein Antrag zur Lancierung eines Records-Management-Projekts gestellt werden.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Welche Bedeutung hat die Informationsverwaltung, welche das Records Management für die Organisation?
  • Welche regulatorischen Vorgaben sind im Umgang mit Informationen wichtig?
  • Welche Mängel weist die aktuelle Informationsverwaltung auf?
  • Welche Stakeholder stellen eine potentielle Gefahr für die Organisation dar - wie kann deren Informationsbedürfnis befriedigt werden?
  • Welche Risiken zeichnen sich aufgrund der heutigen Situation ab?
  • Wie könnte das Records Management verbessert werden? Welche Lösungsoptionen stehen zur Verfügung - welche sind zu bevorzugen?
  • Welche Aufwände sind mit der Optimierung der Informationsverwaltung verbunden?
  • Inwiefern würde sich die Verbesserung des Records Management auszahlen?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

StABE

2011.1202-RRB Gestion des documents numériques

2011.1202-RRB Digitale Aktenführung

StABE

2011.1202-Proposition de projet pour une gestion des documents d’activité et un arc

2011.1202-Vortrag zum RRB Digitale Aktenführung

StABE

2013.0233-RRB Phases de projet pour une gestion des documents d’activité et un arch

2013.0233-RRB Projektierungsphase DAA

StABE

Rapport de base du projet pour une gestion des documents d’activité et un archivage

Grundlagenbericht DAA

StABE

Cycle de vie des documents

Lebenszyklus von Records

StABE

Pyramide des niveaux décisionnels

Pyramide Vorgaben

StABE

Vortrag DAA

StAGR

Documentation pour la gestion de projet

Merkblatt Projektablauf

StALU

Stratégie de gestion des documents d’activités

GEVER Strategie

StAW

Règles pour la mise en place d’un ERMS et d’un SEA

SR-Beschluss Einführung ERMS und ELAR