Anforderungsdefinition

Der erste Subprozess der Designphase dient dazu, die grundlegenden Anforderungen an ein künftiges Records Management zu umreissen. Es gilt:

  1. zu bestimmen, in welchen Bereichen (Abteilungen, Aufgabengebiete) der Organisation das Records Management zum Einsatz zu gelangen hat und welche Sicherheitsanforderungen an die Verwaltung der Records zu stellen sind;
  2. ein Ordnungssystem für die Records zu entwerfen;
  3. den Lebenszyklus der Records zu definieren;
  4. ein Datenmodell der hierarchischen Ablage der Records und der Steuerung des Lebenszyklus derselben zu definieren.

Dieser Subpozess enthält die folgenden Vorgänge:

Icon_Definition-Reichweite-

In diesem Vorgang werden die Aufgabenbereiche und die Organisationseinheiten festgelegt, die dem Records Management unterworfen sind.

Dabei sind (unter Beachtung der Resultate aus dem Vorgang „Analyse der Records-Herkunft“) unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Welche Abteilungen, welche Prozesse sollen in das Records Management einbezogen werden, welche nicht?
  • Gibt es Prozesse, die mit Fachapplikationen unterstützt werden, aus denen keine Dokumente in das Records-Management-System einfliessen?
  • Müssten solche Dokumente im Records-Management-System nachgewiesen sein, wenn die Nachvollziehbarkeit garantiert werden sollte?
  • In welchen Prozessen entstehen Vital Records (für die Kontinuität der Geschäftsaktivität unentbehrliche und unersetzbare Unterlagen)?
  • Welche Prozesse oder Subprozesse müssen prioritär behandelt werden?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

AEV

7.2.1 Exigences ERMS

7.2.1 RM-Anforderungen

AEV

Procédure 7.2

Verfahren 7.2

StAW

ERMS - Aperçu des fonctions

ERMS - Funktionsübersicht

StAW

RM - Modèle de processus

RM - Vorgehensmodell

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Icon_Bestimmung-Struktur-de

In diesem Vorgang wird ein Ordnungssystem zur Organisation der geschäftsrelevanten Unterlagen erstellt. Dadurch kann jederzeit auf die Unterlagen zugegriffen werden und die Geschäfte sind nachvollziehbar abgelegt.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Liegt ein Ordnungssystem für die Ablage vor?
  • Ist das Ordnungssystem aufgabenorientiert aufgebaut?
  • Bildet das Ordnungssystem die Prozesse der Organisation ab?
  • Ist der Kontext der Dossiers ersichtlich?
  • Wie ist die Ablage zu definieren, so dass Dokumente eindeutig abgelegt werden können?
  • Wie wird mit Wissensdokumenten umgegangen, die für die Organisation nicht von unmittelbarem Nachweisnutzen sind?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

AEV

1.5 Modèle - Référentiel de classement et de gestion

1.5 Vorlage - Klassifikations- und Verwaltungs-Schema

AEV

Procédure 3.2

Verfahren 3.2

ArchiVentis

Plan de classement générique pour les communes

ArchiVentis Generisches OS Gemeinden

BAR

Outil d’analyse des plans de classement

Ordnungssystem Analysetool

BAR

Modèle de plan de classement

Vorlage Ordnungssystem

StABE

1b Elaborer un plan de classement

1 b Vorgehen Registraturplan

StABE

4 Le dossier

4 Dossierbildung - Prinzip

StABE

6a Principes du plan de classement

6a Grundsätze Registraturplan

StABE

6c Aide au choix du type de dossier

6c Entscheidungshilfe Dossiertypen

StABE

6d Modèle de plan de classement - mode d'emploi

6d Anleitung zur Vorlage Registraturplan

StABE

6e Plan de classement makro

6e Registraturplan Makro

StABL

Instructions pour la création d’un plan de classement

Anleitung Erstellung Registraturplan

StAGR

Aide mémoire 5 Système de classement

Merkblatt 5 Ordnungssystem

StAGR

Aide mémoire 6 Création des dossiers

Merkblatt 6 Dossierbildung

StAGR

Modèle 8 Plan de classement - Niveau 0

Vorlage 8 Ordnungssystem Gruppe 0

StAGR

Modèle 9 Plan de classement

Vorlage 9 Ordnungssystem

StALU

Directives GEVER : plan de classement

GEVER Richtlinie Registraturplan

StALU

Directives GEVER : standards

GEVER Richtlinie Standards

StALU

Modèle de plan de classement : pour les départements de l‘administration

GEVER Vorlage Registraturplan Departement

StALU

Modèle de plan de classement : pour les services de l‘administration

GEVER Vorlage Registraturplan Dienststelle

StASG

Aide mémoire - le dossier

Merkblatt Dossierbildung

StASG

Plan de classement Archives de l'Etat

Registraturplan Staatsarchiv

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Icon_Definition-Zugriffsber

In diesem Vorgang werden der Lebenszyklus der Unterlagen sowie ein Modell der Zugriffsberechtigungen definiert.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Wer ist für welche Prozesse federführend?
  • Wie können die Abläufe im Records-Management-System ausgestaltet werden, um die Authentizität zu erhalten?
  • Wie kann verhindert werden, dass Unterlagen im Laufe der Zeit willentlich oder unwillentlich verändert werden?
  • Welche Unterlagen sind wie lange zur Verfügung zu stellen (Lebenszyklus)?
  • Wann sollen welche Unterlagen in archivtaugliche Formate migriert werden?
  • Welche Metadaten sind den Unterlagen beizufügen?
  • Wie kann die Rechteverwaltung organisiert werden? Welche Rollen sind dazu zu definieren?
  • Welche Unterlagen sollen wann in welcher Form an das Langzeitarchiv überführt werden?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

AEV

3.2.1 Liste positive

3.2.1 Positivliste

AEV

3.2.2 Liste négative

3.2.2 Negativliste

AEV

Procédure 3.1

Verfahren 3.1

AEV

Procédure 3.2

Verfahren 3.2

BAR

Outil d’analyse des plans de classement

Ordnungssystem Analysetool

StABE

10 Valeur archivistique

10 Archivwürdigkeit

StABE

1b Elaborer un plan de classement

1b Vorgehen Registraturplan

StABE

3 Pertinence pour les affaires

3 Geschäftsrelevanz

StABE

6a Principes du plan de classement

6a Grundsätze Registraturplan

StABE

6d Modèle de plan de classement - mode d'emploi

6d Anleitung zur Vorlage Registraturplan

StABE

6e Plan de classement makro

6e Registraturplan Makro

StABE

9b Convention de versement

9b Ablieferungsvereinbarung

StABE

Cycle de vie des documents

Lebenszyklus von Records

StAGR

Aide mémoire 4 Evaluation des documents

Merkblatt 4 Aktenbewertung

StAGR

Aide mémoire 5 Système de classement

Merkblatt 5 Ordnungssystem

StAGR

Aide mémoire 7 Versement

Merkblatt 7 Ablieferung

StAGR

Modèle 5 Convention de triage

Vorlage 5 Bewertungsvereinbahrung

StAGR

Modèle 6 Liste négative

Vorlage 6 Negativliste

StALU

Directives GEVER : plan de classement

GEVER Richtlinie Registraturplan

StALU

Modèle de plan de classement pour les départements de l‘administration

GEVER Vorlage Registraturplan Departement

StALU

Modèle de plan de classement pour les services de l‘administration

GEVER Vorlage Registraturplan Dienststelle

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Icon_Definition-generisches

In diesem Vorgang ist ein Datenmodell (Entity-Relationship-Modell) zu entwerfen, welches Details zu den beiden vorhergehenden Vorgängen festhält.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Wie sieht die technische Grundstruktur für die Unterlagen aus?
  • Auf welcher Ebene (Gruppen, Rubriken, Dossiers) können Unterlagen in das System integriert werden?
  • Welche Metadaten werden im hierarchischen Ablagesystem vererbt?
  • Auf welchen Ebenen werden die Zugriffsrechte definiert?
  • Auf welchen Ebenen wird der Lebenszyklus definiert?
  • Wann werden Dokumente / Records in dem System registriert?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

StALU

Modèle de plan de classement pour les départements de l‘administration

GEVER Vorlage Registraturplan Departement

StALU

Modèle de plan de classement pour les services de l‘administration

GEVER Vorlage Registraturplan Dienststelle

StAW

Modèle de relation entre les entités

Entitäten-Beziehungsmodell

StAW

Cycle de vie des documents et des records électroniques

Phasen Ablage und Archiverung elektronischer Dokumente und Records

StAW

Cycle de vie des documents et des records physiques et électroniques

Phasen Ablage und Archiverung physisch und elektronisch

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