Konzeption des Systems

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Der dritte Subprozess der Designphase dient dazu, ein technisches System für die Verwaltung der Records zu konzipieren und zu beschaffen. Es gilt:

  1. die geforderten Funktionalitäten des technischen Systems zu definieren;
  2. zu definieren, welche Schnittstellen zu bestehenden Informationssystemen zu realisieren sind;
  3. das zu beschaffende System zu evaluieren.
Dieser Subprozess enthält die folgenden Vorgänge:
Icon_Definition-Funktionali
In diesem Vorgang wird das Pflichtenheft des zu beschaffenden technischen Systems festgelegt. Hilfsmittel dafür können MoReq2 / MoReq2010, die GEVER-Normen und die im Subprozess Definition der Ablageprozesse (v.a. Organisationsvorschriften) beschriebenen Vorgaben sein.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Soll das System primär der rechtskonformen Ablage dienen, oder ist es auch für die vereinfachte Kollaboration und Publikation von Unterlagen gedacht?
  • Soll das System neben der Aktenführung auch Ablaufsteuerung und Geschäftskontrolle gewährleisten?
  • Soll das System Funktionalitäten von Fachapplikationen übernehmen, oder sind diese gesondert zu konzipieren?
  • Gibt es Wissensdokumente, die besser nicht im Entstehungskontext zur Verfügung gestellt werden?
  • Braucht es eine zentrale Ablageinfrastruktur für RMS und Fachanwendungen?
  • Welche Zugriffe (Art der Zugriffe, Zugriffsrechte, Benutzergruppen) sind nötig?
  • Welche Metadaten können vererbt werden, welche müssen pro Ebene manuell nachgeführt werden?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

AEG

Formats de fichiers adaptés à l'archivage électronique

Archivtaugliche Dateiformate

AEG

Liste des métadonnées à implémenter dans une application GED

Liste der Metadaten für eine elektronische Geschäftsverwaltung

AEV

7.2.1 Exigences RM

7.2.1 RM-Anforderungen

AEV

Procédure 7.2

Verfahren 7.2

BAR

Formats de fichiers adaptés à l'archivage

Archivtaugliche Dateiformate

ISB

I017 Métadonneées GEVER

I017 GEVER Metadaten

KOST/CECO

Catalogue des formats de données d'archivage

Katalog archivtauglicher Dateiformate

KOST/CECO

Exigences de base en matière d'archivage électronique

Minimalanforderungen an die digitale Archivierung

Nycedc

-

Paper storage costs vs scanning costs

StAGR

Métadonnées pour les niveaux de Groupe, Rubrique, Dossier

Vorlage 10 Metadaten für Gruppe, Rubrik, Dossier

StALU

Directives pour les formats de données

GEVER Richtlinie Dateiformate

StALU

Directives pour les métadonnées

GEVER Richtlinie Metadaten

StALU

Directives pour la numérisation

GEVER Richtlinie Scanning

StASG

Exigences pour l‘ECM et la sélection

Anforderungen an ECM und Aussonderung

StAZH

Exigences de base d'un système de records management

Basisanforderungen an ein Records-Management-System

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Icon_Definition-der-SchnittIn diesem Vorgang werden die notwendigen Schnittstellen aus Applikationen ins eRMS sowie die Ablieferungsschnittstelle zum Archiv definiert. Spezielle Beachtung muss dabei der Konzeption des Aussonderungsvorgangs nach Ablauf der gesetzlichen und/oder betrieblichen Aufbewahrungsfrist geschenkt werden.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Aus welchen anderen Informationssystemen müssen Records in das eRMS importiert werden, wann soll dies geschehen?
  • Wie kommen Unterlagen aus Abteilungen, die nicht mit dem eRMS arbeiten, in das System?
  • Welche Importschnittstellen sind zu erstellen und wie ist das Capturing ausgestaltet?
  • Gibt es organisationsintern Informationssysteme, die regelmässig mit Unterlagen aus dem eRMS bedient werden müssen?
  • Welche Exportschnittstellen sind zu erstellen?
  • Wie gelangen Unterlagen / Dossiers in das digitale Archiv und wie wird der Aussonderungsvorgang ausgelöst?
  • Wer ist für den Aussonderungsvorgang verantwortlich und wie weit kann er automatisiert werden?
  • Wie ist die Zusammenarbeit mit dem Archiv geregelt? Welche Rechte hat das Archiv v.a. in Bezug auf die Bewertung?
  • Wie ist die Ablieferungsschnittstelle definiert?
    • Beruht sie auf einem Standard (z.B. eCH-0160)?
    • Was ist die Einheit eines Informationspakets? Welche Struktur soll es aufweisen?
    • In welchem Format sind Unterlagen zu exportieren?
    • Welche Metadaten sind dem Ablieferungspaket SIP mitzugeben?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

AEV

-

Matterhorn METS Profile

AEV

Procédure 7.3

Verfahren 7.3

BAR

Spécification pour la soumission des paquets d’information 4.0

BAR Spezifikation SIP v 4.0

eCH

eCH-0160: Interface de versements d’archives (SIP) eCH-0160: Archivische Ablieferungsschnittstelle

StABE

9a Tri et versement

9a Aussonderung und Ablieferung

StALU

Directives pour la numérisation

GEVER Richtlinie Scanning

StASG

Guide pour l’évaluation et le versement des documents

Leitfaden Aktenbewertung / Aktenablieferung

StAZH

Brochure transfert des documents analogiques

Merkblatt Übergabe analoger Unterlagen

StAZH

Brochure transfert des documents numériques

Merkblatt Übergabe digitaler Unterlagen

StAZH

Brochure pour la préparation des versements et l‘évaluation

Merkblatt Überlieferungsbildung und Bewertung

StAZH

Processus de transfert des documents

Prozess Aktenübergabe

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Icon_Evaluation-technischesIn diesem Vorgang werden die Unterlagen für die Ausschreibung erstellt und das technische System evaluiert.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Welche Regeln des Beschaffungswesens müssen eingehalten werden?
  • Welche Instanz ist bei der Beschaffung mit welchen Kompetenzen ausgestattet?
  • Welchen Einfluss haben welche Anforderungen aus dem Anforderungskatalog auf die Beschaffung?
  • Gibt es dazu auch eine Mitsprache der NutzerInnen bei der Beschaffung des Systems?
  • Wer trifft den Systementscheid?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

AEV

7.2.1 Exigences ERMS

7.2.1 RM Anforderungen

AEV

Procédure 7.2

Verfahren 7.2

StAW

ERMS - Objectif pour le projet phare pour les soumissionnaire

ERMS - Vorgaben für Showcase für Anbieter

StAW

Liste de question ERMS pour le soumissionnaire - niveau 1

Fragenkatalog ERMS für Anbieter - 1. Stufe

StAW

Liste de question ERMS pour le soumissionnaire - niveau 2

Fragenkatalog ERMS für Anbieter - 2. Stufe

StAZH

Exigences de base d'un système de records management

Basisanforderungen an ein Records-Management-System

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