Strategie

Der zweite Subprozess der Designphase dient der Bereitstellung der Regelwerke und Hilfsmittel zur Steuerung des Records Management. Es gilt:

  1. zu bestimmen, welche Bedeutung der Verwaltung der Records in der gesamten Informationsverwaltung der Organisation zukommt;
  2. zu definieren, wer für das Records Management welche Verantwortlichkeiten übernimmt und die RM-Prozesse steuert;
  3. zu bestimmen, wie die Kommunikation im Records-Management-Projekt und später im RM-Programm gewährleistet wird;
  4. festzulegen, wie die Ablageprozesse im Detail abzulaufen haben und wem welche Verantwortlichkeiten zukommen.
Dieser Subprozess enthält die folgenden Vorgänge:
Icon_Einbettung-in-die-Gesa

In diesem Vorgang wird der Stellenwert des Records Management in der Informationsstrategie der Organisation festgelegt.

Dabei sind (unter Beachtung der Resultate aus dem Subprozess „Problemschilderung und Rahmenbedingungen“ sowie aus dem Vorgang „Definition der Reichweite des Systems“) unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Welche Ziele von Records Management stimmen mit anderen Zielen der Informationsverwaltung überein?
  • Wie passt Records Management in die Informationskultur der Organisation?
  • Wo publiziert die Organisation was? Welche Bedeutung haben die Website, das Intranet, die sozialen Medien?
  • Welche Bedeutung haben Reports, die die Organisation an übergeordnete Instanzen zu liefern hat?
  • Gibt es operative Prozesse, in denen eine einfache Ablage der Records ausreicht?
  • Gibt es in der Organisation Prozesse der Wissensgenerierung, in denen Kollaboration eine herausragende Rolle hat? Muss von dieser Kollaboration mehr als nur das Resultat dokumentiert sein?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

AEV

Guide de gestion des documents pour l'administration cantonale

Handbuch „Records Management" für die Kantonsverwaltung

StAZH

Brochure gestion des documents életroniques et archivage électronique

Merkblatt digitale Informationsverwaltung und Archivierung

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Icon_Definition-Steuerung-d

In diesem Vorgang wird eine Records-Management-Policy definiert.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Welche Ziele will die Organisation mit dem RM erreichen?
  • Wie versichert sich die Organisation, dass sie die relevanten Unterlagen jederzeit zur Verfügung hat?
  • Welche Verantwortung übernimmt das Management für das Records Management? Welche die Mitarbeitenden?
  • Welche Instrumente stellt die Geschäftsleitung den Records Managern zu Umsetzung der Strategie zur Verfügung?
  • Wie können die Mitarbeitenden zur systematischen Aktenführung angehalten werden?
  • Was muss ein Regelwerk (z.B. ein Regierungsbeschluss) regeln?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

Organisation

Tître du document

Dokumenttitel

AEG

Bonne gouvernance des documents
électroniques dans l'administration

Gute Aktenführung für elektronische Dokumente in der Verwaltung

AEV

1.3 Rapport – Conception

1.3 Rapport – Konzeption und Umsetzung

BAR

-

Policy Digitale Archivierung

StABE

Glossaire

Glossar

StAGR

Aide mémoire 3 Directives d‘organisation

Merkblatt 3 Organisationsvorschriften

StAGR

Directive Records Management

Richtlinie Records Management

StAGR

Modèle 4 Directives d‘organisation

Vorlage 4 Organisationsvorschriften

StAGR

Directives de gestion des dossiers

Weisung Aktenführung

StALU

Directive GEVER: Glossaire

GEVER Richtlinie Glossar

StALU

Directive GEVER pour la chancellerie et les départements

GEVER Leitfaden Staatskanzlei und Departemente

StASG

Glossaire

Glossar

StAU

Règlement Records Management

Reglement Records Management

StAZH

Manuel de gestion du transfert de l‘information

Anleitung zum Erstellen einer Weisung bzgl. Informationsverwaltung

StAZH

Aide mémoire - Gestion des documents

Merkblatt Schriftgutverwaltung

StAZH

Brochure gestion des documents életronique et archivage électronique

Merkblatt digitale Informationsverwaltung und Archivierung

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Icon_Definition-Kommunikati

In diesem Vorgang werden die Regeln für die Kommunikation im Records-Management-Projekt festgelegt. Es ist zu definieren, wer zu welchem Zeitpunkt wie über den Stand des Projekts und die anstehenden Veränderungen informiert werden muss.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Welche Ziele des Records-Management-Projekts sind für welche Zielgruppe hervorzuheben?
  • Welche ‚Versprechen‘ können den Mitarbeitenden gemacht werden?
  • Welche Meilensteine sollen speziell kommuniziert werden?
  • Wann wird welche Zielgruppe durch wen informiert?
  • Welche Formen der Kommunikation sind vorzusehen?
  • Gibt es Poweruser, die stärker in den Designprozess einbezogen werden und die evt. einen Teil der Kommunikation übernehmen können/sollen?

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Icon_Definition-der-Ablagep

In diesem Vorgang werden Merkblätter und Organisationsvorschriften für die Ablageprozesse erarbeitet.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Welche Vorgaben brauchen die Mitarbeitenden, um regelkonformes Records Management zu machen?
  • Welche Unterlagen sind zwingend in das Records Management aufzunehmen (was sind Records)?
  • Welche Prozesse durchlaufen diese Unterlagen?
  • Wann wird ein neues Dossier eröffnet und von wem?
  • Wann wird ein Dossier geschlossen? Welche Prozeduren sind mit der Dossierschliessung verbunden?
  • Gibt es spezielle Unterlagen, die spezielle Regelungen erfordern? Welche?
  • Wie wird der Datenschutz eingehalten?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

Organisation

Titre du document

Dokumenttitel

AEV

1.4 Modèle procédure gedoc

1.4 Vorlage RM-Verfahren

AEV

3.1.1 Exemples règles de nommage

3.1.1 Beispiele von Regeln zur Benennung

AEV

5.3.2 Bordereau d’élimination

5.3.2 Kassationsliste

AEV

5.4.2 Bordereau de versement

5.4.2 Ablieferungsverzeichnis

AEV

7.1.1 Gestion du courrier électronique

7.1.1 Umgang mit E-Mails

AEV

Procédure 5.1 : Ouvrir et clore les dossiers

Verfahren 5.1: Dossiereröffnung und -abschluss

AEV

Procédure 5.3 : Eliminer les documents

Verfahren 5.3: Aussonderung und Kassation von Dokumenten

AEV

Procédure 5.4 : Verser les documents

Verfahren 5.4: Ablieferung der Dokumente

AEV

Procédure 7.1 : Gestion du courrier électronique

Verfahren 7.1: Verwaltung von E-mails

BAR

Directives d’organisation - Exemples

Muster-Organisationsvorschriften

StABE

1c Elaborer des directives d’organisation

1c Vorgehen Organisationsvorschriften

StABE

3 Pertinence pour les affaires

3 Geschäftsrelevanz

StABE

4 Le dossier

4 Dossierbildung / -prinzip

StABE

7 Directives d’organisation GEVER

7 Organisationsvorschriften GEVER

StABE

Cycle de vie StABE

Lebenszyklus StABE

StAGR

Aide mémoire 3 Directives d‘organisation

MB 3 Organisationsvorschriften

StAGR

Modèle 4 Directives d‘organisation

Vorlage 4 Organisationsvorschriften

StALU

Directive GEVER pour la chancellerie et les départements

GEVER Leitfaden Stadtkanzlei und Departemente

StALU

Modèle GEVER - Directives d‘organisation

GEVER Vorlage Organisationsvorschriften

StASG

Processus essentiel

Kernprozess

StASG

Directive d‘organisation – Exemple Archives d‘Etat

Muster Organisationsvorschriften Staatsarchiv

StAZH

Cycle de vie des documents administratifs

Lifecycle Verwaltungsunterlagen

StAZH

Brochure gestion de l’information numérique et archivage

Merkblatt digitale Informationsverwaltung und Archivierung

StAZH

Brochure transfert des documents analogiques

Merkblatt Übergabe analoger Unterlagen

StAZH

Brochure transfert des documents numériques

Merkblatt Übergabe digitaler Unterlagen

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