Betrieb und Controlling

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Der zweite Subprozess der Realisierungsphase dient der längerfristigen Pflege, Wartung und Ausbau des Systems in organisatorischer und technischer Hinsicht. Es gilt:

  1. ein Controlling aufzubauen, das garantiert, dass die Unterlagen jederzeit regelkonform abgelegt und verwaltet werden;
  2. das System regelmässig zu warten, so dass sein Betrieb sichergestellt werden kann;
  3. eventuelle Erweiterungen des Systems – sei dies im Hinblick auf neue Funktionalitäten oder organisatorische Veränderungen – systematisch und geplant vorzunehmen.

Dieser Subprozess enthält die folgenden Vorgänge:

Icon_Etablierung-der-QualitIn diesem Vorgang werden die Controlling-Massnahmen definiert, die im nachfolgenden Vorgang "Wartung und Pflege" durchgeführt werden.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Wer hat welche Kompetenzen und Aufgaben im Controlling?
  • Welche Rollen und Aufgaben sollen auf ihre Einhaltung geprüft werden? In welcher Priorität und in welchen Zeitabständen?
  • Wie kann die Einhaltung der Verantwortlichkeiten kontrolliert und durchgesetzt werden?
  • Welche regelmässigen Berichte zuhanden der vorgesetzten Stelle sollen erstellt werden?
  • Wie wird mit Änderungsvorschlägen der Mitarbeitenden umgegangen?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

Organisation

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Icon_Wartung-und-PflegeZiel dieses Vorgangs ist die langfristige Erhaltung des Systems.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Werden die definierten Rollen und Aufgaben korrekt umgesetzt?
  • Sind die hinterlegten Ordnungssysteme nachgeführt und entsprechen sie den Ablagebedürfnissen der betroffenen Organisationseinheiten?
  • Sind die Zugriffsberechtigungen zweckmässig organisiert und tagesaktuell nachgeführt?
  • Werden die Dossiers regelmässig geschlossen und bereinigt?
  • Werden abgeschlossene Dossiers ausgesondert und in das Archiv überführt?
  • Ist gewährleistet, dass die Schnittstellen zu den Umsystemen auch nach einem neuen Release noch funktionieren?

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Icon_Definition-von-ErweiteZiel dieses Vorgangs ist es, allfällige Erweiterungen, die sich z.B. aufgrund der Veränderung der Arbeitsweise oder aber der Anforderungen der Umsysteme aufdrängen, zeitnah umsetzen zu können.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Welche Veränderungen in den Erwartungen der Nutzenden legen eine Erweiterung des Systems nahe?
  • Welche Veränderungen im Informationsbedarf legen eine Erweiterung des Systems nahe?
  • Welche Veränderungen der Umsysteme legen die Konzeption neuer Schnittstellen nahe?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

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