Anleitung zum Erstellen eines Eintrags in der Karte der Archive in der Schweiz und Liechtenstein
1. Kontext und Ziele dieser Anleitung
Im Rahmen des 100-jährigen Bestehens des VSA im Jahr 2022 und der Neugestaltung der Website beschloss der Vorstand, frei verwendbare Daten von Wikidata zur Dokumentation der Schweizer Archivlandschaft (SAL) zu nutzen. Gestützt auf diese Daten wurde eine interaktive, durchsuchbare Karte erstellt, die für die Archivgemeinschaft und die breite Öffentlichkeit zugänglich ist: Karte und Liste der Archive in der Schweiz
Die vorliegende Anleitung soll der Archivgemeinschaft einen ersten Überblick über die Wikidata-Datenbank geben und erläutern, wie sie mithilfe dieses Tools einen Beitrag zur Schweizer Archivlandschaft leisten kann. Auf diese Weise bietet der VSA seinen Mitgliedern die Möglichkeit, die Angaben zu ihrer Institution stets auf dem neusten Stand zu halten.
Die Angaben auf der Karte der SAL stammen aus Wikidata und werden regelmässig aktualisiert. In Wikidata sollten mindestens die Felder mit den Grundelementen ausgefüllt werden, damit ein Archiv automatisch auf der Karte angezeigt wird. Der VSA hält seine Mitglieder jedoch dazu an, mehr Details in «ihren» Normdatensatz einzugeben, denn damit bietet sich die Chance, in der Schweizer Archivlandschaft stärker sichtbar zu werden, als es bisher möglich war.
2. Wikidata: eine kollaborative, mehrsprachige Datenbank
Wikidata ist eine frei erweiterbare Wissensdatenbank und wurde entwickelt, um die Daten, die von allen Wikimedia-Projekten verwendet werden, an einem zentralen Ort zusammenzuführen. Die Datenbank soll eine gemeinsame, objektive und mehrsprachige Datenquelle bieten. Wikidata kann daher als eine Sammlung von Normdatensätzen betrachtet werden, die auch eine Verknüpfung mit den IDs zahlreicher anderer Normdateien oder Referenzkataloge ermöglicht (z. B. ISIL, VIAF, GND, IdRef, HLS/DHS/DSS/LIS usw.). Beiträge zu Wikidata sind mit oder ohne Wikimedia-Konto möglich. Wir empfehlen Ihnen jedoch nachdrücklich, ein Konto zu erstellen, um Ihre Änderungen verfolgen und mit der Community interagieren zu können.
Die verschiedenen Elemente von Wikidata werden durch eine eindeutige Kennung oder ID (die «QID») identifiziert, die in den URLs zu finden ist. Die Wikidata-Daten werden unter einer CC0-Lizenz veröffentlicht und können somit frei weiterverwendet werden. Die Struktur der Informationen ermöglicht ein natives Auslesen der Daten durch Menschen und Maschinen.
3. Beschreibung eines Wikidata-Elements (Normdatensatz)
Beispiel: Element Q787796 – Verein Schweizerischer Archivarinnen und Archivare
4. Anzeige von Informationen in der Schweizer Archivlandschaft
Die in der Schweizer Archivlandschaft angezeigten Informationen stammen aus Wikidata und werden regelmässig aktualisiert. Um Ihre Institution hinzuzufügen oder Informationen zu bearbeiten, müssen Sie die Daten in Wikidata aktualisieren.
Das Ergebnis wird auf der Website des VSA in Form einer Karte angezeigt.
Die Archive werden durch Punkte dargestellt, auf die geklickt werden kann. Weitere Details sind in Listenform aufgeführt.
5. Welche Wikidata-Felder werden in der Schweizer Archivlandschaft genutzt?
Die Aktualisierung und Erweiterung des Datenbestands in Wikidata ist Sache jeder und jedes Einzelnen (Archiv- und Wikimedia-Gemeinschaft).
Unten haben wir in der ersten Tabelle die Felder (Eigenschaften) aufgeführt, die obligatorisch auszufüllen sind, damit die Institution Ihrer Wahl in der Karte der SAL angezeigt wird. Zusätzlich schlagen wir Werte vor, die eingegeben werden sollten.
| Obligatorisch auszufüllende Werte für die Anzeige in der Schweizer Archivlandschaft | |
|---|---|
| Description area | |
| Label | Bezeichnung der Institution |
| Description | Beschreibung der Institution in wenigen Worten (Kontext und Begriffsklärung) |
| Also known as | Weitere Namen der Institution (falls vorhanden) |
| Statement area | |
| Instance of (P31) | Entweder ein generischer Wert: archives (Q166118) Oder ein präziserer Wert (empfohlen): archives nationales (Q2122214) archives communales (Q604177) archives ecclésiastiques (Q2877653) archives spécialisées (Q27030941) |
| Country (P17) | Schweiz (Q39) oder Liechtenstein (Q347) |
| Coordinate location (P625) | Geografische Koordinaten (GPS) der Institution |
Die Karte der SAL greift auch auf weitere Eigenschaften zu. Sind die entsprechenden Felder ausgefüllt, werden sie in der SAL in geeigneter Form angezeigt.
| Zusätzlich auszufüllende Felder in Wikidata (empfohlen) | |
|---|---|
| Image (P18) | Bild der Institution (Mediendatei aus Wikimedia Commons, Dateiname ohne File:) |
| Street adress (P6375) | Vollständige Adresse der Institution (Name der Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort) |
| Postal Code (P281) | Postleitzahl der Institution (Zeichenfolge) |
| Phone number (P1329) | Telefonnummer im Standardformat (RFC3966) |
| Email adress (P968) | E-Mail-Adresse der Institution (mit Präfix mailto:) |
| Official website (P856) | URL der Startseite der offiziellen Website der Institution |
| Online catalog URL (P8768) | URL des Onlinekatalogs oder des Archivportals |
| Heritage designation (P1435) | Kulturerbestatus |
| Identifiers area (si existants) | |
| ISIL (P213) | International genormte ID der Institution (nach ISO 15511) |
| ISNI (P213) | ISNI-Nummer (ISO 27729) |
| PCP reference number (P381) | KGS-Nummer für Kulturgüter von nationaler und regionaler Bedeutung in der Schweiz |
| Archives Portal Europe ID (P7764) | Nummer der Institution im Europäischen Archivportal |
| GLAM ID (P3066) | Eindeutige ID für Gedächtnisinstitutionen (OpenGLAM) |
| HDS ID (P902) | ID der Institution im Historischen Lexikon der Schweiz (HFS) |