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C21 Dossiers par cas des assurances sociales

Synthèse

L’Office fédéral des assurances sociales a édicté de nouvelles dispositions relatives à la conservation de dossiers d’un certain nombre d’assurances sociales. Dans ce contexte, l’intérêt des Archives d’Etat porte surtout sur les dossiers par cas des domaines suivants : assurance-vieillesse et survivants (AVS), assurance-invalidité (AI), allocation pour perte de gain en cas de service et de maternité (APG), prestations complémentaires à l’AVS et à l’AI (PC), allocations familiales agricoles et allocations familiales en dehors de l’agriculture (AfamAgr/Afam).

Hormis quelques rares spécificités cantonales, les dossiers sont pour l’essentiel identiques dans tous les cantons puisqu’ils portent sur des domaines régis par des dispositions fédérales. Une partie générale consacrée à la problématique des dossiers gérés de manière électronique est suivie d’explications sur les différentes catégories de dossiers par cas.

Les termes relatifs à l’échantillonnage utilisés dans le présent document se fondent sur le document «échantillonnage» du groupe de travail évaluation de mai 2010.

Recommandations

Les dossiers par cas AVS, APG et AfamAgr/Afam sont très uniformes et les principales données se trouvent dans les statistiques portant sur ces domaines ou dans les documents de la Centrale de compensation (Cdc), qui doit mettre ses dossiers à la disposition des Archives fédérales. Dans ce type de cas, le groupe de travail évaluation conseille un archivage partiel à titre d’exemple. Pour les dossiers plus significatifs des employeurs et des indépendants, il convient d’opter pour un échantillonnage systématique simple ou un échantillonnage aléatoire.

Les dossiers par cas de l’AI contiennent plus d’informations. C’est le cas en particulier des documents complémentaires relevant des examens très vastes qui précèdent la décision de rente. Par ailleurs, on constate ces dernières années un changement de pratique dont les raisons sont multiples et présentent un intérêt sociétal. C’est pourquoi nous conseillons un échantillonnage systématique ou un échantillonnage aléatoire simple.

Les dossiers PC sont pour l’essentiel une question cantonale et donnent des informations détaillées sur les bénéficiaires AVS ou AI financièrement les plus faibles. Là aussi, le groupe de travail conseille un échantillonnage systématique.

Sous « Ressources » – « Evaluation » – « Recommandations d’évaluation », un exemple prospectif d’évaluation du canton de Schaffhouse est proposé.