Le Groupe de travail Normes et Standards, fondé en 2005, a pour objectif de coordonner au sein de l’Association des archivistes suisses (AAS) les activités relatives à la normalisation et à la standardisation. Il est aussi de son ressort d’élaborer des recommandations, des directives et des outils conceptuels pour la mise en application des normes et standards reconnus au niveau international, et de soutenir les membres de l’association dans leur utilisation de ces règles.
La norme de description archivistique internationale ISAD(G), dans sa deuxième édition révisée, a été adoptée lors du 14ème Congrès international des Archives à Séville en août 2000. Le Comité sur les normes de description du Conseil international des Archives (CIA-CDS), qui a développé la norme ISAD(G), prévoit dans son introduction qu’elle doit être utilisée soit de façon parallèle et en relation avec les normes nationales existantes, soit comme point de départ pour le développement de normes nationales. C’est cette assertion qui a motivé l’initiative du Groupe de travail pour les normes et standard d’élaborer des directives suisses de mise en application d’ISAD(G).
La normalisation et la standardisation du traitement et de la description archivistique présentent les avantages suivants:
- La normalisation est la condition préalable à l’échange et à la mise en réseau de données.
Elle rend en effet possible une future interconnexion entre les systèmes de recherche des
services d’archives, prenant en compte les besoins et les exigences des usagers. - Standardiser signifie qu’il n’est pas besoin de devoir toujours « ré-inventer » la théorie et
les pratiques d’excellence (Best Practices). Les normes et standards sont le résultat d’un
savoir professionnel réfléchi. Elles permettent une uniformisation, une amélioration et une
facilitation des méthodes de travail archivistiques. Par conséquent, elles participent à la
professionnalisation des activités archivistiques. - Les données sont collectées de façon uniforme, selon des critères appropriés et immédiatement
compréhensibles, ce qui en accroît la qualité et donc la facilité d’utilisation pour les usagers.
Quelle peut bien être l’utilité de lignes directrices nationales, lorsqu’on peut recourir à une norme internationale ? Les présentes directives facilitent l’application de la norme ISAD(G) en Suisse pour les raisons suivantes :
- elles tiennent compte des traditions et pratiques professionnelles suisses en matière de traitement
et de description archivistique. Des règles internes de divers services d’archives suisses ont été
consolidées afin d’élaborer les directives ; les travaux déjà effectués dans le domaine de la
normalisation ont été intégrés. - Elles tiennent compte du fait que les besoins et les exigences des services d’archives sont différents,
notamment selon leur taille. - Elles règlent séparément la description des divers niveaux de classement et de description – ce qui
rend le principe de la description à plusieurs niveaux d’ISAD(G) plus simple à appliquer. - Contrairement à ISAD(G), qui est une norme générale (cf. le G pour « general» dans l’acronyme ISAD(G)),
elles donnent des règles pour la description de différents supports et formes particulières de documents. - Elles sont illustrées au moyen d’exemples tirés de services d’archives suisses, et de ce fait gagnent en intelligibilité.
Les présentes directives ont valeur de recommandation. Chaque service d’archives doit pouvoir y recourir comme à un document de référence, qu’il pourra compléter et adapter en fonction de ses spécificités. Les directives doivent pouvoir être utilisées par tous les services d’archives du paysage archivistique suisse, depuis les services d’archives publics jusqu’aux services d’archives des universités ou thématiques, en incluant aussi bien les services d’archives économiques et d’entreprises que les services d’archives privées et ecclésiastiques.
La présente publication des directives est divisée en quatre chapitres et comprend une introduction, les postulats de travail, les règles ou directives proprement dites, ainsi qu’une bibliographie. Dans le chapitre 3 – les règles de description –, la numérotation des éléments de description selon ISAD(G) est reprise afin de structurer le texte (par ex. ISAD(G) 3.1.1 Référence = Directives suisses 1.1; 3.4.1 = 4.1 etc.). Une mise en gras des titres de chapitre permet de les mettre en évidence afin d’en faciliter la lecture.
PDF: ISAD(G) Directive