Le cadre de référence de RM se présente sous la forme d’une collection de documents ayant servi lors de l’introduction du Records Management dans diverses organisations des secteurs public et privé et toujours utilisés depuis lors. Il ne s’agit PAS d’un livre de recettes applicables à la lettre pour initier ou systématiser la gestion des documents, mais d’une présentation structurée permettant de les consulter et de les comparer à la faveur d’un processus d’implémentation spécifique. Les nombreux auxiliaires et conseils que contient cette boîte à outils pourront se révéler très utiles à des organisations occupées à mettre sur pied ou à perfectionner un système de Records Management.
Le cadre de référence contient présentement une centaine d’outils d’aide, de conseils et d’exemples de bonnes pratiques, partiellement inédits et émanant d’une douzaine d’organisations.
Les documents modèles contenus dans le cadre de référence sont structurés selon deux approches différentes.
Structuration suivant les phases du processus d’introduction
La première approche se fonde sur les phases du processus d’introduction proposé par la norme ISO 15489 et la méthode DIRKS.
Les 8 étapes de ce processus ont été subdivisées ci-après en 3 phases essentielles:
- analyse de l’existant et définition de l’objectif poursuivi,
- conception et tracé du nouveau système,
- implémentation de la nouvelle pratique.
Chacune de ces phases inclut différentes tâches baptisées sous-processus, qui eux-mêmes se subdivisent en tâches avec des mesures concrètes (non représentées sur le diagramme). Les documents modèles sont ensuite assignés à une ou plusieurs tâchesx.
Même si la boîte à outils donne l’impression d’être un modèle de processus, il convient de relever que la succession des tâches n’est pas nécessairement linéaire. Il convient de déterminer pour chaque cas à quel moment et dans quel ordre les sous-processus et leurs tâches doivent être exécutés, souvent en fonction des circonstances. En définitive, l’enchaînement des opérations est fonction des spécificités de l’organisation.
Structuration d’après les niveaux de régulation du RM
La deuxième approche se réfère aux niveaux de régulation du Records Management, mettant en évidence les règles auxquelles il faut se conformer pour réussir son introduction. Les bonnes pratiques à observer à tous les niveaux de régulation sont indiquées dans le cadre de référence.
Actualisation et élargissement du cadre de référence
Si, lors de l’introduction d’un programme de Records Management, votre organisation/institution a développé et/ou utilisé de nouveaux documents qu’elle souhaite mettre à la disposition de la collectivité, merci de bien vouloir nous les faire parvenir via le formulaire de contact ci-dessous. Vos suggestions et critiques sont elles aussi bienvenues !
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