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Sous-processus

Le premier sous-processus de la phase de conception sert à décrire les exigences de base pour un Records Management futur. Il s’agit de :
- déterminer dans quels domaines (départements, zones de tâches) de l'organisation le Records Management doit être appliqué et quelles exigences de sécurité doivent être appliquées à la gestion des documents ;
- concevoir un système de classement pour les documents ;
- définir le cycle de vie des documents ;
- définir le modèle de données du stockage hiérarchique des documents ainsi que le contrôle du cycle de vie de ces derniers.
Ce sous-processus comprend les opérations suivantes :

Dans ce processus sont définis les rôles et les unités organisationnelles soumis au Records Management.
Voici (en considérant des résultats du processus "Analyse de l'origine des documents ") les questions qui doivent être posées :
- Quels départements et quels processus doivent-ils être inclus dans le Records Management, et lesquels devraient en être exclus ?
- Y a-t-il des processus, pris en charge par des applications spécialisées, pour lesquels aucun document ne sera incorporé dans le système de Records Management ?
- Ces documents devraient-ils être mentionnés dans le système de Records Management afin d’en garantir la traçabilité ?
- Dans quels processus se produisent-ils des vial records (des documents indispensables et irremplaçables pour la continuité de l'activité) ?
- Quels processus ou sous-processus doivent-il être traités prioritairement ?
Exemples de produits de différentes organisations :
Organisation |
Titre du document |
Dokumenttitel |
---|---|---|
AEV |
||
AEV |
||
StAW |
ERMS - Aperçu des fonctions |
|
StAW |
RM - Modèle de processus |
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Dans ce processus un système de classement est créé pour l'organisation des documents pertinents. Il peut ainsi être utilisé pour accéder aux documents et les transactions sont de cette façon stockées de manière traçable.
Les questions suivantes doivent être entre autres posées :
- Y a-t-il un système de classement pour les archives ?
- Le système de classification établi est-il orienté vers des tâches ?
- Le système de classification représente-t-il les processus de l'organisation ?
- Est-ce que le contexte des dossiers est-il visible ?
- Comment doit être défini l’archivage afin que les documents puissent y être stockés de façon unique ?
- Comment traiter des documents de connaissance qui ne sont d'aucun profit pour l'organisation ?
Exemples de produits de différentes organisations :
Organisation |
Titre du document |
Dokumenttitel |
---|---|---|
AEV |
||
AEV |
||
ArchiVentis |
Plan de classement générique pour les communes |
|
BAR |
||
BAR |
Modèle de plan de classement |
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StABE |
||
StABE |
||
StABE |
||
StABE |
||
StABE |
||
StABE |
||
StABL |
Instructions pour la création d’un plan de classement |
|
StAGR |
Aide mémoire 5 Système de classement |
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StAGR |
Aide mémoire 6 Création des dossiers |
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StAGR |
Modèle 8 Plan de classement - Niveau 0 |
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StAGR |
Modèle 9 Plan de classement |
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StALU |
Directives GEVER : plan de classement |
|
StALU |
Directives GEVER : standards |
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StALU |
Modèle de plan de classement : pour les départements de l‘administration |
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StALU |
Modèle de plan de classement : pour les services de l‘administration |
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StASG |
Aide mémoire - le dossier |
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StASG |
Plan de classement Archives de l'Etat |
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Dans ce processus le cycle de vie des documents, ainsi que le modèle d'autorisation d'accès sont définis.
Les questions suivantes doivent être entre autres posées :
- Qui est responsable de quels processus ?
- Comment les processus peuvent-ils être configurés dans le système de Records Management afin d’en préserver l’authenticité ?
- Comment éviter que les documents soient volontairement ou involontairement modifiés dans le temps ?
- Quels documents faut-ils fournir pendant combien de temps (cycle de vie) ?
- Quand faut-il migrer quels documents dans des formats adaptés à l'archivage ?
- Quelles métadonnées sont attachées aux documents ?
- Comment la gestion des droits peut-elle être organisée ? Quels rôles faut-il définir ?
- Quels documents doivent être transférés vers l'archivage à long terme, quand, dans quel cas, et dans quel format ?
Exemples de produits de différentes organisations :
Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:
Organisation |
Titre du document |
Dokumenttitel |
---|---|---|
AEV |
||
AEV |
||
AEV |
||
AEV |
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BAR |
||
StABE |
||
StABE |
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StABE |
||
StABE |
||
StABE |
||
StABE |
||
StABE |
||
StABE |
Cycle de vie des documents |
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StAGR |
Aide mémoire 4 Evaluation des documents |
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StAGR |
Aide mémoire 5 Système de classement |
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StAGR |
Aide mémoire 7 Versement |
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StAGR |
Modèle 5 Convention de triage |
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StAGR |
Modèle 6 Liste négative |
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StALU |
Directives GEVER : plan de classement |
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StALU |
Modèle de plan de classement pour les départements de l‘administration |
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StALU |
Modèle de plan de classement pour les services de l‘administration |
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Dans ce processus un modèle de données est conçu (modèle Entity-Relationship) qui contient les détails des deux opérations précédentes.
Les questions suivantes doivent être entre autres posées :
- Comment se présente la structure technique de la base des documents ?
- A quel niveau (groupes, rubriques, dossiers) les documents peuvent-ils être intégrés dans le système ?
- Quelles métadonnées seront héritées dans le système de classement hiérarchique ?
- A quels niveaux sont définis les droits d’accès ?
- A quel niveau est défini le cycle de vie ?
- Quand les documents sont-ils enregistrés dans le système ?
Exemples de produits de différentes organisations :
Organisation |
Titre du document |
Dokumenttitel |
---|---|---|
StALU |
Modèle de plan de classement pour les départements de l‘administration |
|
StALU |
Modèle de plan de classement pour les services de l‘administration |
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StAW |
Modèle de relation entre les entités |
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StAW |
Cycle de vie des documents et des records électroniques |
Phasen Ablage und Archiverung elektronischer Dokumente und Records |
StAW |
Cycle de vie des documents et des records physiques et électroniques |
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