Définition des exigences

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Sous-processus

Le premier sous-processus de la phase de conception sert à décrire les exigences de base pour un Records Management futur. Il s’agit de :

déterminer dans quels domaines (départements, zones de tâches) de l'organisation le Records Management doit être appliqué et quelles exigences de sécurité doivent être appliquées à la gestion des documents ;
concevoir un système de classement pour les documents ;
définir le cycle de vie des documents ;
définir le modèle de données du stockage hiérarchique des documents ainsi que le contrôle du cycle de vie de ces derniers.

Ce sous-processus comprend les opérations suivantes :

Dans ce processus sont définis les rôles et les unités organisationnelles soumis au Records Management.

Voici (en considérant des résultats du processus "Analyse de l'origine des documents ") les questions qui doivent être posées :

Quels départements et quels processus doivent-ils être inclus dans le Records Management, et lesquels devraient en être exclus ?
Y a-t-il des processus, pris en charge par des applications spécialisées, pour lesquels aucun document ne sera incorporé dans le système de Records Management ?
Ces documents devraient-ils être mentionnés dans le système de Records Management afin d’en garantir la traçabilité ?
Dans quels processus se produisent-ils des vial records (des documents indispensables et irremplaçables pour la continuité de l'activité) ?
Quels processus ou sous-processus doivent-il être traités prioritairement ?

Exemples de produits de différentes organisations :

Organisation	Titre du document	Dokumenttitel
AEV	7.2.1 Exigences ERMS	7.2.1 RM-Anforderungen
AEV	Procédure 7.2	Verfahren 7.2
StAW	ERMS - Aperçu des fonctions	ERMS - Funktionsübersicht
StAW	RM - Modèle de processus	RM - Vorgehensmodell

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Dans ce processus un système de classement est créé pour l'organisation des documents pertinents. Il peut ainsi être utilisé pour accéder aux documents et les transactions sont de cette façon stockées de manière traçable.

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :

Y a-t-il un système de classement pour les archives ?
Le système de classification établi est-il orienté vers des tâches ?
Le système de classification représente-t-il les processus de l'organisation ?
Est-ce que le contexte des dossiers est-il visible ?
Comment doit être défini l’archivage afin que les documents puissent y être stockés de façon unique ?
Comment traiter des documents de connaissance qui ne sont d'aucun profit pour l'organisation ?

Exemples de produits de différentes organisations :

Organisation	Titre du document	Dokumenttitel
AEV	1.5 Modèle - Référentiel de classement et de gestion	1.5 Vorlage - Klassifikations- und Verwaltungs-Schema
AEV	Procédure 3.2	Verfahren 3.2
ArchiVentis	Plan de classement générique pour les communes	ArchiVentis Generisches OS Gemeinden
BAR	Outil d’analyse des plans de classement	Ordnungssystem Analysetool
BAR	Modèle de plan de classement	Vorlage Ordnungssystem
StABE	1b Elaborer un plan de classement	1 b Vorgehen Registraturplan
StABE	4 Le dossier	4 Dossierbildung - Prinzip
StABE	6a Principes du plan de classement	6a Grundsätze Registraturplan
StABE	6c Aide au choix du type de dossier	6c Entscheidungshilfe Dossiertypen
StABE	6d Modèle de plan de classement - mode d'emploi	6d Anleitung zur Vorlage Registraturplan
StABE	6e Plan de classement makro	6e Registraturplan Makro
StABL	Instructions pour la création d’un plan de classement	Anleitung Erstellung Registraturplan
StAGR	Aide mémoire 5 Système de classement	Merkblatt 5 Ordnungssystem
StAGR	Aide mémoire 6 Création des dossiers	Merkblatt 6 Dossierbildung
StAGR	Modèle 8 Plan de classement - Niveau 0	Vorlage 8 Ordnungssystem Gruppe 0
StAGR	Modèle 9 Plan de classement	Vorlage 9 Ordnungssystem
StALU	Directives GEVER : plan de classement	GEVER Richtlinie Registraturplan
StALU	Directives GEVER : standards	GEVER Richtlinie Standards
StALU	Modèle de plan de classement : pour les départements de l‘administration	GEVER Vorlage Registraturplan Departement
StALU	Modèle de plan de classement : pour les services de l‘administration	GEVER Vorlage Registraturplan Dienststelle
StASG	Aide mémoire - le dossier	Merkblatt Dossierbildung
StASG	Plan de classement Archives de l'Etat	Registraturplan Staatsarchiv

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Dans ce processus le cycle de vie des documents, ainsi que le modèle d'autorisation d'accès sont définis.

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :

Qui est responsable de quels processus ?
Comment les processus peuvent-ils être configurés dans le système de Records Management afin d’en préserver l’authenticité ?
Comment éviter que les documents soient volontairement ou involontairement modifiés dans le temps ?
Quels documents faut-ils fournir pendant combien de temps (cycle de vie) ?
Quand faut-il migrer quels documents dans des formats adaptés à l'archivage ?
Quelles métadonnées sont attachées aux documents ?
Comment la gestion des droits peut-elle être organisée ? Quels rôles faut-il définir ?
Quels documents doivent être transférés vers l'archivage à long terme, quand, dans quel cas, et dans quel format ?

Exemples de produits de différentes organisations :

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

Organisation	Titre du document	Dokumenttitel
AEV	3.2.1 Liste positive	3.2.1 Positivliste
AEV	3.2.2 Liste négative	3.2.2 Negativliste
AEV	Procédure 3.1	Verfahren 3.1
AEV	Procédure 3.2	Verfahren 3.2
BAR	Outil d’analyse des plans de classement	Ordnungssystem Analysetool
StABE	10 Valeur archivistique	10 Archivwürdigkeit
StABE	1b Elaborer un plan de classement	1b Vorgehen Registraturplan
StABE	3 Pertinence pour les affaires	3 Geschäftsrelevanz
StABE	6a Principes du plan de classement	6a Grundsätze Registraturplan
StABE	6d Modèle de plan de classement - mode d'emploi	6d Anleitung zur Vorlage Registraturplan
StABE	6e Plan de classement makro	6e Registraturplan Makro
StABE	9b Convention de versement	9b Ablieferungsvereinbarung
StABE	Cycle de vie des documents	Lebenszyklus von Records
StAGR	Aide mémoire 4 Evaluation des documents	Merkblatt 4 Aktenbewertung
StAGR	Aide mémoire 5 Système de classement	Merkblatt 5 Ordnungssystem
StAGR	Aide mémoire 7 Versement	Merkblatt 7 Ablieferung
StAGR	Modèle 5 Convention de triage	Vorlage 5 Bewertungsvereinbahrung
StAGR	Modèle 6 Liste négative	Vorlage 6 Negativliste
StALU	Directives GEVER : plan de classement	GEVER Richtlinie Registraturplan
StALU	Modèle de plan de classement pour les départements de l‘administration	GEVER Vorlage Registraturplan Departement
StALU	Modèle de plan de classement pour les services de l‘administration	GEVER Vorlage Registraturplan Dienststelle

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Dans ce processus un modèle de données est conçu (modèle Entity-Relationship) qui contient les détails des deux opérations précédentes.

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :

Comment se présente la structure technique de la base des documents ?
A quel niveau (groupes, rubriques, dossiers) les documents peuvent-ils être intégrés dans le système ?
Quelles métadonnées seront héritées dans le système de classement hiérarchique ?
A quels niveaux sont définis les droits d’accès ?
A quel niveau est défini le cycle de vie ?
Quand les documents sont-ils enregistrés dans le système ?

Exemples de produits de différentes organisations :

Organisation	Titre du document	Dokumenttitel
StALU	Modèle de plan de classement pour les départements de l‘administration	GEVER Vorlage Registraturplan Departement
StALU	Modèle de plan de classement pour les services de l‘administration	GEVER Vorlage Registraturplan Dienststelle
StAW	Modèle de relation entre les entités	Entitäten-Beziehungsmodell
StAW	Cycle de vie des documents et des records électroniques	Phasen Ablage und Archiverung elektronischer Dokumente und Records
StAW	Cycle de vie des documents et des records physiques et électroniques	Phasen Ablage und Archiverung physisch und elektronisch

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