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Sous-processus

- planifier et mettre en œuvre soigneusement l’implémentation du projet ;
- faire face au processus de changement souhaité et répondre aux résistances émergentes ;
- développer un réseau de responsables porteurs du projet, qui le font avancer activement ;
- former intensivement les collaborateurs à la nouvelle organisation du travail ainsi qu'au nouveau système technique.
Ce sous-processus comprend les opérations suivantes :

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :
- Les objectifs à atteindre sont-ils clairement communiqués ?
- Les responsabilités sont-elles clairement identifiées ?
- Les jalons du projet sont-ils réalistes et réalisables dans le temps disponible ?
- Les ressources financières et humaines nécessaires au projet sont-elles disponibles ?
Exemples de produits de différentes organisations :
Organisation |
Titre du document |
Dokumenttitel |
---|---|---|
AEV |
Guide de gestion des documents pour l'administration cantonale |
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BAR |
Auxiliaire de travail pour la gestion électronique des affaires GEVER |
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StABE |
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StABE |
1d Introduction d’un système de gestion électronique des affaires |
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StAGR |
Aide mémoire 1 Documentation pour la gestion de projet |
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StAGR |
Modèle 1 Contrat de RM entre archives et office de l’administration |
|
StAGR |
Modèle 2 Fiche de projet |
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StALU |
Modèle GEVER de contrat de projet |
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Les questions suivantes doivent être entre autres posées :
- La nécessité de l'introduction du Records Management est-elle communiquée aux collaborateurs ? En sont-ils conscients ?
- Comment le travail des collaborateurs se trouve-t-il modifié par l'introduction du Records Management ? Les collaborateurs sont-ils conscients de ces changements ?
- Les avantages apportés par le Records Management électronique sont-ils connus ?
- Des stratégies sont-elles élaborées afin de surmonter les craintes liées aux changements ?
- Quels sont les départements qui peuvent être parties prenantes en premier dans le changement ?
- Les responsables de l’entreprise soutiennent-ils le projet ?
- Où faut-il attendre les premiers résultats intermédiaires positifs ?
- De quelle manière les progrès peuvent-ils être communiqués ?
Exemples de produits de différentes organisations :
Organisation |
Titre du document |
Dokumenttitel |
---|---|---|
AEV |
||
AEV |
Retour à la phase de réalisation

Les questions suivantes doivent être entre autres posées :
- Qui peut s’occuper de l’implémentation du RM ?
- Quels départements ou unités d'organisation seraient appropriés pour une phase pilote ?
- Ces unités organisationnelles ont-elles suffisamment de contacts dans l'organisation pour améliorer le réseau du RM ?
- Dans les unités organisationnelles pilotes, est-ce qu’il y a une culture de l’information particulière qui pourrait favoriser le succès du RM ?
- Qui peut soutenir ultérieurement le processus d’introduction ?
- Qui peut en assurer la continuité ?
Exemples de produits de différentes organisations :
Organisation |
Titre du document |
Dokumenttitel |
---|---|---|
AEV |
||
StALU |
Directive GEVER pour la chancellerie et les départements |
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Les questions suivantes doivent être entre autres posées :
- Sur quelles connaissances préalables et structures peut s’appuyer la formation ? Y a-t-il une tradition en matière de gestion des documents ?
- Qu’est-ce qui change par rapport à la pratique ancienne de la gestion des documents ?
- Qu’est-ce qui devrait être enseigné (des fonctionnalités de système, la théorie du RM, les procédures) ?
- Quelles méthodes d'enseignement sont utilisées (formation unique, e-Learning, formation au PC) ?
- Quels sont les devoirs, les rôles et les responsabilités dans le RM ?
- Quels sont les défis du passage à un Records Management orienté par processus et son archivage ?
- Quelle est la personne de référence en cas de manque de clarté ?
- Est-ce qu’il existe une formation supplémentaire ?
Exemples de produits de différentes organisations :
Organisation |
Titre du document |
Dokumenttitel |
---|---|---|
AEV |
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AEV |
||
AEV |
||
Novartis |
Information pour les collaborateurs |
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StALU |
Guide pour la numérisation |
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