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Subprozess
Der erste Subprozess der Designphase dient dazu, die grundlegenden Anforderungen an ein künftiges Records Management zu umreissen. Es gilt:
- zu bestimmen, in welchen Bereichen (Abteilungen, Aufgabengebiete) der Organisation das Records Management zum Einsatz zu gelangen hat und welche Sicherheitsanforderungen an die Verwaltung der Records zu stellen sind;
- ein Ordnungssystem für die Records zu entwerfen;
- den Lebenszyklus der Records zu definieren;
- ein Datenmodell der hierarchischen Ablage der Records und der Steuerung des Lebenszyklus derselben zu definieren.
Dieser Subpozess enthält die folgenden Vorgänge:
In diesem Vorgang werden die Aufgabenbereiche und die Organisationseinheiten festgelegt, die dem Records Management unterworfen sind.
Dabei sind (unter Beachtung der Resultate aus dem Vorgang „Analyse der Records-Herkunft“) unter anderem folgende Fragen zu klären:
- Welche Abteilungen, welche Prozesse sollen in das Records Management einbezogen werden, welche nicht?
- Gibt es Prozesse, die mit Fachapplikationen unterstützt werden, aus denen keine Dokumente in das Records-Management-System einfliessen?
- Müssten solche Dokumente im Records-Management-System nachgewiesen sein, wenn die Nachvollziehbarkeit garantiert werden sollte?
- In welchen Prozessen entstehen Vital Records (für die Kontinuität der Geschäftsaktivität unentbehrliche und unersetzbare Unterlagen)?
- Welche Prozesse oder Subprozesse müssen prioritär behandelt werden?
Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:
| Organisation | Titre du document | Dokumenttitel |
|---|---|---|
| AEV | 7.2.1 Exigences ERMS | 7.2.1 RM-Anforderungen |
| AEV | Procédure 7.2 | Verfahren 7.2 |
| StAW | ERMS – Aperçu des fonctions | ERMS – Funktionsübersicht |
| StAW | RM – Modèle de processus | RM – Vorgehensmodell |
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In diesem Vorgang wird ein Ordnungssystem zur Organisation der geschäftsrelevanten Unterlagen erstellt. Dadurch kann jederzeit auf die Unterlagen zugegriffen werden und die Geschäfte sind nachvollziehbar abgelegt.
Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:
- Liegt ein Ordnungssystem für die Ablage vor?
- Ist das Ordnungssystem aufgabenorientiert aufgebaut?
- Bildet das Ordnungssystem die Prozesse der Organisation ab?
- Ist der Kontext der Dossiers ersichtlich?
- Wie ist die Ablage zu definieren, so dass Dokumente eindeutig abgelegt werden können?
- Wie wird mit Wissensdokumenten umgegangen, die für die Organisation nicht von unmittelbarem Nachweisnutzen sind?
Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:
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In diesem Vorgang werden der Lebenszyklus der Unterlagen sowie ein Modell der Zugriffsberechtigungen definiert.
Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:
- Wer ist für welche Prozesse federführend?
- Wie können die Abläufe im Records-Management-System ausgestaltet werden, um die Authentizität zu erhalten?
- Wie kann verhindert werden, dass Unterlagen im Laufe der Zeit willentlich oder unwillentlich verändert werden?
- Welche Unterlagen sind wie lange zur Verfügung zu stellen (Lebenszyklus)?
- Wann sollen welche Unterlagen in archivtaugliche Formate migriert werden?
- Welche Metadaten sind den Unterlagen beizufügen?
- Wie kann die Rechteverwaltung organisiert werden? Welche Rollen sind dazu zu definieren?
- Welche Unterlagen sollen wann in welcher Form an das Langzeitarchiv überführt werden?
Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:
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In diesem Vorgang ist ein Datenmodell (Entity-Relationship-Modell) zu entwerfen, welches Details zu den beiden vorhergehenden Vorgängen festhält.
Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:
- Wie sieht die technische Grundstruktur für die Unterlagen aus?
- Auf welcher Ebene (Gruppen, Rubriken, Dossiers) können Unterlagen in das System integriert werden?
- Welche Metadaten werden im hierarchischen Ablagesystem vererbt?
- Auf welchen Ebenen werden die Zugriffsrechte definiert?
- Auf welchen Ebenen wird der Lebenszyklus definiert?
- Wann werden Dokumente / Records in dem System registriert?
Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:
| Organisation | Titre du document | Dokumenttitel |
|---|---|---|
| StALU | Modèle de plan de classement pour les départements de l‘administration | GEVER Vorlage Registraturplan Departement |
| StALU | Modèle de plan de classement pour les services de l‘administration | GEVER Vorlage Registraturplan Dienststelle |
| StAW | Modèle de relation entre les entités | Entitäten-Beziehungsmodell |
| StAW | Cycle de vie des documents et des records électroniques | Phasen Ablage und Archiverung elektronischer Dokumente und Records |
| StAW | Cycle de vie des documents et des records physiques et électroniques | Phasen Ablage und Archiverung physisch und elektronisch |
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