Anforderungsdefinition

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Subprozess

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Der erste Subprozess der Designphase dient dazu, die grundlegenden Anforderungen an ein künftiges Records Management zu umreissen. Es gilt:

  1. zu bestimmen, in welchen Bereichen (Abteilungen, Aufgabengebiete) der Organisation das Records Management zum Einsatz zu gelangen hat und welche Sicherheitsanforderungen an die Verwaltung der Records zu stellen sind;
  2. ein Ordnungssystem für die Records zu entwerfen;
  3. den Lebenszyklus der Records zu definieren;
  4. ein Datenmodell der hierarchischen Ablage der Records und der Steuerung des Lebenszyklus derselben zu definieren.

Dieser Subpozess enthält die folgenden Vorgänge:

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In diesem Vorgang werden die Aufgabenbereiche und die Organisationseinheiten festgelegt, die dem Records Management unterworfen sind.

Dabei sind (unter Beachtung der Resultate aus dem Vorgang „Analyse der Records-Herkunft“) unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Welche Abteilungen, welche Prozesse sollen in das Records Management einbezogen werden, welche nicht?
  • Gibt es Prozesse, die mit Fachapplikationen unterstützt werden, aus denen keine Dokumente in das Records-Management-System einfliessen?
  • Müssten solche Dokumente im Records-Management-System nachgewiesen sein, wenn die Nachvollziehbarkeit garantiert werden sollte?
  • In welchen Prozessen entstehen Vital Records (für die Kontinuität der Geschäftsaktivität unentbehrliche und unersetzbare Unterlagen)?
  • Welche Prozesse oder Subprozesse müssen prioritär behandelt werden?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

OrganisationTitre du documentDokumenttitel
AEV7.2.1 Exigences ERMS7.2.1 RM-Anforderungen
AEVProcédure 7.2Verfahren 7.2
StAWERMS – Aperçu des fonctionsERMS – Funktionsübersicht
StAWRM – Modèle de processusRM – Vorgehensmodell

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Icon_Bestimmung-Struktur-de

In diesem Vorgang wird ein Ordnungssystem zur Organisation der geschäftsrelevanten Unterlagen erstellt. Dadurch kann jederzeit auf die Unterlagen zugegriffen werden und die Geschäfte sind nachvollziehbar abgelegt.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Liegt ein Ordnungssystem für die Ablage vor?
  • Ist das Ordnungssystem aufgabenorientiert aufgebaut?
  • Bildet das Ordnungssystem die Prozesse der Organisation ab?
  • Ist der Kontext der Dossiers ersichtlich?
  • Wie ist die Ablage zu definieren, so dass Dokumente eindeutig abgelegt werden können?
  • Wie wird mit Wissensdokumenten umgegangen, die für die Organisation nicht von unmittelbarem Nachweisnutzen sind?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

OrganisationTitre du documentDokumenttitel
AEV1.5 Modèle – Référentiel de classement et de gestion1.5 Vorlage – Klassifikations- und Verwaltungs-Schema
AEVProcédure 3.2Verfahren 3.2
ArchiVentisPlan de classement générique pour les communesArchiVentis Generisches OS Gemeinden
BAROutil d’analyse des plans de classementOrdnungssystem Analysetool
BARModèle de plan de classementVorlage Ordnungssystem
StABE1b Elaborer un plan de classement1 b Vorgehen Registraturplan
StABE4 Le dossier4 Dossierbildung – Prinzip
StABE6a Principes du plan de classement6a Grundsätze Registraturplan
StABE6c Aide au choix du type de dossier6c Entscheidungshilfe Dossiertypen
StABE6d Modèle de plan de classement – mode d’emploi6d Anleitung zur Vorlage Registraturplan
StABE6e Plan de classement makro6e Registraturplan Makro
StABLInstructions pour la création d’un plan de classementAnleitung Erstellung Registraturplan
StAGRAide mémoire 5 Système de classementMerkblatt 5 Ordnungssystem
StAGRAide mémoire 6 Création des dossiersMerkblatt 6 Dossierbildung
StAGRModèle 8 Plan de classement – Niveau 0Vorlage 8 Ordnungssystem Gruppe 0
StAGRModèle 9 Plan de classementVorlage 9 Ordnungssystem
StALUDirectives GEVER : plan de classementGEVER Richtlinie Registraturplan
StALUDirectives GEVER : standardsGEVER Richtlinie Standards
StALUModèle de plan de classement : pour les départements de l‘administrationGEVER Vorlage Registraturplan Departement
StALUModèle de plan de classement : pour les services de l‘administrationGEVER Vorlage Registraturplan Dienststelle
StASGAide mémoire – le dossierMerkblatt Dossierbildung
StASGPlan de classement Archives de l’EtatRegistraturplan Staatsarchiv

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Icon_Definition-Zugriffsber

In diesem Vorgang werden der Lebenszyklus der Unterlagen sowie ein Modell der Zugriffsberechtigungen definiert.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Wer ist für welche Prozesse federführend?
  • Wie können die Abläufe im Records-Management-System ausgestaltet werden, um die Authentizität zu erhalten?
  • Wie kann verhindert werden, dass Unterlagen im Laufe der Zeit willentlich oder unwillentlich verändert werden?
  • Welche Unterlagen sind wie lange zur Verfügung zu stellen (Lebenszyklus)?
  • Wann sollen welche Unterlagen in archivtaugliche Formate migriert werden?
  • Welche Metadaten sind den Unterlagen beizufügen?
  • Wie kann die Rechteverwaltung organisiert werden? Welche Rollen sind dazu zu definieren?
  • Welche Unterlagen sollen wann in welcher Form an das Langzeitarchiv überführt werden?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

OrganisationTitre du documentDokumenttitel
AEV3.2.1 Liste positive3.2.1 Positivliste
AEV3.2.2 Liste négative3.2.2 Negativliste
AEVProcédure 3.1Verfahren 3.1
AEVProcédure 3.2Verfahren 3.2
BAROutil d’analyse des plans de classementOrdnungssystem Analysetool
StABE10 Valeur archivistique10 Archivwürdigkeit
StABE1b Elaborer un plan de classement1b Vorgehen Registraturplan
StABE3 Pertinence pour les affaires3 Geschäftsrelevanz
StABE6a Principes du plan de classement6a Grundsätze Registraturplan
StABE6d Modèle de plan de classement – mode d’emploi6d Anleitung zur Vorlage Registraturplan
StABE6e Plan de classement makro6e Registraturplan Makro
StABE9b Convention de versement9b Ablieferungsvereinbarung
StABECycle de vie des documentsLebenszyklus von Records
StAGRAide mémoire 4 Evaluation des documentsMerkblatt 4 Aktenbewertung
StAGRAide mémoire 5 Système de classementMerkblatt 5 Ordnungssystem
StAGRAide mémoire 7 VersementMerkblatt 7 Ablieferung
StAGRModèle 5 Convention de triageVorlage 5 Bewertungsvereinbahrung
StAGRModèle 6 Liste négativeVorlage 6 Negativliste
StALUDirectives GEVER : plan de classementGEVER Richtlinie Registraturplan
StALUModèle de plan de classement pour les départements de l‘administrationGEVER Vorlage Registraturplan Departement
StALUModèle de plan de classement pour les services de l‘administrationGEVER Vorlage Registraturplan Dienststelle

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Icon_Definition-generisches

In diesem Vorgang ist ein Datenmodell (Entity-Relationship-Modell) zu entwerfen, welches Details zu den beiden vorhergehenden Vorgängen festhält.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Wie sieht die technische Grundstruktur für die Unterlagen aus?
  • Auf welcher Ebene (Gruppen, Rubriken, Dossiers) können Unterlagen in das System integriert werden?
  • Welche Metadaten werden im hierarchischen Ablagesystem vererbt?
  • Auf welchen Ebenen werden die Zugriffsrechte definiert?
  • Auf welchen Ebenen wird der Lebenszyklus definiert?
  • Wann werden Dokumente / Records in dem System registriert?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

OrganisationTitre du documentDokumenttitel
StALUModèle de plan de classement pour les départements de l‘administrationGEVER Vorlage Registraturplan Departement
StALUModèle de plan de classement pour les services de l‘administrationGEVER Vorlage Registraturplan Dienststelle
StAWModèle de relation entre les entitésEntitäten-Beziehungsmodell
StAWCycle de vie des documents et des records électroniquesPhasen Ablage und Archiverung elektronischer Dokumente und Records
StAWCycle de vie des documents et des records physiques et électroniquesPhasen Ablage und Archiverung physisch und elektronisch

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