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Subprozess
Der zweite Subprozess der Analysephase erarbeitet einen detaillierten Überblick über die Aufgaben und Prozesse, welche die Organisation erbringt. So wird die Verwirklichung eines prozessorientierten Records Managements ermöglicht. Insbesondere gilt es in diesem Schritt zu klären:
- wie die Aufbauorganisation der Organisation aussieht und welche internen Stakeholder besonderes Interesse an der Verbesserung des Records Managements haben müssten;
- welche Funktionen und Aufgaben die Organisation erledigt und welche Prozesse zur Bewältigung dieser Aufgaben beitragen;
- welches der jeweiligen Dokumentenoutput und -fluss bei den Prozessen ist.
Die Erkenntnisse dieses Analyseschritts sind in einem Bericht festzuhalten.
Dieser Subprozess enthält die folgenden Vorgänge:
In diesem Vorgang wird ermittelt, welche Positionen in der Aufbauorganisation für die Informationsverwaltung von besonderer Bedeutung sind und welche Stakeholder welche Interessen an spezifischen Informationen haben könnten.
Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:
- Was muss die Organisation wissen, um ihre Aufgaben zu erfüllen?
- Welche Bedeutung hat Information für die Entscheidungsfindung?
- Stehen den Mitarbeitenden die Informationen zur Verfügung, die sie benötigen?
- Welche Betriebskultur ist vorherrschend? Fliessen die Informationen in der Organisation gemäss hierarchischen Vorgaben, oder gemäss Projektanforderungen?
- Ist Information ein ‚Kapital‘, das die Position der Mitarbeitenden auszeichnet? Wird Information geteilt?
- Wie wichtig ist das Nachvollziehen von Geschäften, wie wichtig sind andere Informationsbedürfnisse?
Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:
| Organisation | Titre du document | Dokumenttitel |
|---|---|---|
| StAGR | Aide mémoire 2 analyse de services des l’administration | Merkblatt 2 Dienststellenanalyse |
| StAGR | Modèle 3 analyse des services de l’administration | Vorlage 3 Dienststellenanalyse |
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In diesem Vorgang wird eine Prozesslandkarte erarbeitet (falls es nicht bereits ein Prozessmanagement gibt). Diese gibt Auskunft darüber, welche Aufgaben sich die Organisation gestellt hat und mit welchen Prozessen diese bewältigt werden.
Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:
- Welche Funktionen übernimmt die Organisation in ihrem Umfeld?
- Kann man die Funktionen in Subfunktionen unterteilen, und wenn ja in welche?
- Welche Prozesse sind notwendig für die Erfüllung einer Funktion?
- Sind die Prozesse definiert oder müssen sie noch definiert respektive präzisiert werden?
- Wer ist federführend für welchen Prozess? Wer ist Stakeholder?
- Welche Bedeutung hat jeder Prozess? Enthält der Prozess Entscheidungen von grösserer Tragweite?
Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:
| Organisation | Titre du document | Dokumenttitel |
|---|---|---|
| AEV | 1.4 Modèle procédure gedoc | 1.4 Vorlage RM-Verfahren |
| AEV | Procédure 2.1 | Verfahren 2.1 |
| StABE | 6b Identification des processus pour l’élaboration du plan de classement | 6b Prozessidentifikation Registraturplan |
| StAGR | Aide mémoire 2 analyse de services des l’administration | Merkblatt 2 Dienststellenanalyse |
| StAGR | Aide mémoire 3 directives d‘organisation | Merkblatt 3 Organisationsvorschriften |
| StAGR | Modèle 1 Convention | Vorlage 1 Vereinbarung |
| StAGR | Modèle 3 analyse des services de l’administration | Vorlage 3 Dienststellenanalyse |
| StAGR | Modèle 4 Directives d‘organisation | Vorlage 4 Organisationsvorschriften |
| StALU | Directive GEVER: Processus administratifs | GEVER Richtlinie Geschäftsprozess |
| StALU | GEVER Le fil conducteur | GEVER Roter Faden |
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In diesem (optionalen) Vorgang wird die Aktenproduktion in spezifischen Prozessen erhoben. Diese Analyse kann eine Hilfe für die Prozessanalyse und für das Verständnis der Informationsflüsse sein.
Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:
- Gibt es ein Qualitätsmanagement, das bereits wichtige Dokumenttypen bestimmt hat, welche?
- Wer trägt die Verantwortung für welchen Dokumenttypen?
- Welche Dokumenttypen sind in welchen Prozessen besonders bedeutsam?
- Ist es möglich, für bestimmte Dokumenttypen die Entstehungsprozesse zu definieren?
- Ist für diese definierten Prozesse die federführende Instanz festgelegt?
Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:
| Organisation | Titre du document | Dokumenttitel |
|---|---|---|
| AEV | 2.2.1 Liste de recensement | 2.2.1 Liste zur Bestandesaufnahme |
| AEV | Procédure 2.1 | Verfahren 2.1 |
| AEV | Procédure 2.2 | Verfahren 2.2 |
| StAGR | Aide mémoire 2 Analyse de services des l’administration | Merkblatt 2 Dienststellenanalyse |
| StAGR | Modèle 3 analyse des services de l’administration | Vorlage 3 Dienststellenanalyse |
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