Zusammenfassung
In einer Verwaltung werden für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Personaldossiers geführt. Von den Personaldossiers zu unterscheiden sind die Personalstammdaten; dies sind Karteien oder Datenbanken, in denen die wichtigsten Angaben zu den Angestellten einer Verwaltung enthalten sind (Personalnummer, Name, Vorname, Adresse, Eintritts- und Austrittsdatum, Lohnklasse). Personaldossiers müssen in der Regel während zehn Jahren nach dem Austritt einer Person aus der Verwaltung aufbewahrt werden.
Der archivische Wert von Personaldossiers ist umstritten. Fraglich ist vor allem, inwiefern Personaldossiers allgemeine Aussagen über die Personalpolitik einer Verwaltung zulassen. Zudem lassen sich aus dem Personaldossier nur selten Schlüsse über das Wirken einer Person in ihrem Aufgabenbereich ziehen.
In einigen Kantonen werden im Sinne einer Mikrobewertung aufgrund von Weisungen der Datenschutzbehörden nach einer bestimmten Zeit gewisse Unterlagen aus den Personaldossiers entfernt, auch wenn die Mitarbeiter/innen immer noch in der Verwaltung tätig sind.
Empfehlungen
Es reicht aus, wenn die Archive Personaldossiers nur in Auswahl übernehmen, falls die entsprechenden Personalstammdaten vorliegen. Sinnvollerweise sollte das quantitative Sampling durch eine qualitative Auswahl ergänzt werden.
Bewertungsentscheide können normalerweise über ganze Verwaltungen hinweg getroffen werden, ohne Unterscheidung nach Departementen, Dienststellen oder Abteilungen. Ein quantitatives Sampling kann relativ einfach über die Personalstammdaten durch die Personalämter selbst durchgeführt werden. Bei den qualitativen Kriterien sollten Dossiers spätestens beim Abschluss speziell gekennzeichnet sein, wenn sie später archiviert werden.