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Subprozess
Der erste Subprozess der Realisierungsphase dient der praktischen Einführung des elektronischen Records-Management-Systems (eRMS) in den betrieblichen Alltag. Dabei ist besonderes Augenmerk auf die Veränderungsprozesse und die Schulung der betroffenen Mitarbeitenden zu legen. Es gilt:
- die Implementierung als eigenes Projekt sorgfältig zu planen und durchzuführen;
- den geforderten Change-Prozess bewusst anzugehen und den aufkommenden Widerständen zu begegnen;
- ein Netzwerk von Verantwortlichen aufzubauen, die das Records Management Projekt aktiv vorantreiben und mittragen;
- die Mitarbeitenden intensiv bezüglich der neuen Arbeitsorganisation und des neuen technischen Systems zu schulen.
Dieser Subprozess enthält die folgenden Vorgänge:
Ziel dieses Vorgangs ist die Definition der Projektabwicklung. Da Records-Management-Projekte meist langwierige Projekte mit vielen Stakeholdern sind, kommt einem sauberen Projektmanagement besondere Bedeutung zu.
Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:
- Sind die anzustrebenden Ziele klar kommuniziert?
- Sind die Verantwortlichkeiten klar bezeichnet?
- Sind die Meilensteine des Projekts realistisch und in der verfügbaren Zeit realisierbar?
- Stehen die notwendigen finanziellen und personellen Mittel für das Projekt zur Verfügung?
Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:
| Organisation | Titre du document | Dokumenttitel |
|---|---|---|
| AEV | Guide de gestion des documents pour l’administration cantonale | Handbuch Records Management für die Kantonsverwaltung |
| BAR | Auxiliaire de travail pour GEVER | Arbeitshilfe GEVER |
| StABE | 1a Projets de gestion électronique des affaires (GEVER) | 1a Vorgehen bei GEVER-Projekten |
| StABE | 1d Introduction d’un système de gestion électronique des affaires | 1d Vorgehen GEVER-System einführen |
| StAGR | Aide mémoire 1 Documentation pour la gestion de projet | Merkblatt 1 Projektablauf |
| StAGR | Modèle 1 Contrat de RM entre archives et office de l’administration | Vorlage 1 Vereinbarung |
| StAGR | Modèle 2 Fiche de projet | Vorlage 2 Projektantrag |
| StALU | Modèle GEVER de contrat de projet | GEVER Vorlage Projektauftrag |
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Ziel dieses Vorgangs ist es, spezifische Strategien zur Überwindung der zu erwartenden Widerstände zu entwickeln. Die grossen Veränderungen, die mit der Einführung von systematischem, elektronischem Records Management auf die Mitarbeitenden zukommen, müssen vermittelt und durchgesetzt werden.
Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:
- Ist die Notwendigkeit der Einführung von Records Management kommuniziert und den Mitarbeitenden bewusst?
- Wie verändert sich die konkrete Arbeit der Mitarbeitenden durch elektronisches Records Management? Ist dies den Mitarbeitenden bewusst?
- Sind die Erleichterungen, welche die Arbeit mit dem eRMS mit sich bringen kann, den Mitarbeitenden bekannt?
- Sind Strategien zur Überwindung der mit der Veränderung verbundenen Ängste der Mitarbeitenden entwickelt worden?
- Welche Abteilungen können als erstes in die Veränderung einbezogen werden?
- Stehen die Vorgesetzten hinter dem Projekt?
- Wo sind erste positive Zwischenresultate zu erwarten?
- Wie können Fortschritte kommuniziert werden?
Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:
| Organisation | Titre du document | Dokumenttitel |
|---|---|---|
| AEV | 4.1.1 Présentation mise en œuvre | 4.1.1 Präsentation Umsetzung |
| AEV | Procédure 4.1 | Verfahren 4.1 |
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Die Bildung eines Netzwerks von Verantwortlichen, die das Records-Management-Projekt unterstützen, ist das Ziel dieses Vorgangs.
Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:
- Wer kann für die Implementierung des RM eingesetzt werden?
- Welche Abteilungen oder Organisationseinheiten würden sich für eine Pilotinstallation eignen?
- Verfügen diese Organisationseinheiten über genügend Kontakte in die Organisation, um das Netzwerk für das RM zu verbessern?
- Herrscht in diesen Pilot-Organisationseinheiten eine spezielle Informationskultur, die den Erfolg von RM begünstigen könnte?
- Wer kann den Einführungsprozess sonst noch unterstützen?
- Wer kann die Aufrechterhaltung des Betriebs nach der Einführung gewährleisten?
Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:
| Organisation | Titre du document | Dokumenttitel |
|---|---|---|
| AEV | 5.0.1 Présentation RGDA | 5.0.1 Präsentation VRMA |
| StALU | Directive GEVER pour la chancellerie et les départements | GEVER Leitfaden Staatskanzlei und Departemente |
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Ziel dieses Vorgangs ist es, die Mitarbeitenden auf ihre künftigen Pflichten als Verantwortliche für das Records Management vorzubereiten. Der Akzent liegt dabei auf der Bedeutung des Records Managements und den dafür notwendigen Instrumenten.
Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:
- Auf welchem Vorwissen und welchen Strukturen kann die Schulung aufbauen? Gibt es eine Tradition bezüglich Aktenführung?
- Was ändert gegenüber der bisherigen Praxis der Aktenführung?
- Was soll genau geschult werden (Systemfunktionalitäten, RM-Theorie, Abläufe)?
- Welche Lehrformen werden angewandt (einmalige Schulung, E-Learning, Schulung am PC)?
- Welches sind die Pflichten, welches die Rollen und Verantwortlichkeiten im RM?
- Was sind die Herausforderungen bei einer Umstellung auf prozess- und ablageorientiertes Records Management?
- Wer hilft bei Unklarheiten?
- Gibt es Nachschulungen?
Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:
| Organisation | Titre du document | Dokumenttitel |
|---|---|---|
| AEV | 1.10 Brochure d’information (longue) (bilingue) | 1.10 Informationsbroschüre (lang) (bilingue) |
| AEV | 1.9 Brochure d’information (courte) | 1.9 Informationbroschüre (kurz) |
| AEV | 5.0.1 Présentation RGDA | 5.0.1 Präsentation VRMA |
| Novartis | Information pour les collaborateurs | Information Mitarbeitende |
| StALU | Guide pour la numérisation | GEVER Leitfaden Scanning |
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