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Subprozess
Der dritte Subprozess der Designphase dient dazu, ein technisches System für die Verwaltung der Records zu konzipieren und zu beschaffen. Es gilt:
- die geforderten Funktionalitäten des technischen Systems zu definieren;
- zu definieren, welche Schnittstellen zu bestehenden Informationssystemen zu realisieren sind;
- das zu beschaffende System zu evaluieren.
Dieser Subprozess enthält die folgenden Vorgänge:
In diesem Vorgang wird das Pflichtenheft des zu beschaffenden technischen Systems festgelegt. Hilfsmittel dafür können MoReq2 / MoReq2010, die GEVER-Normen und die im Subprozess Definition der Ablageprozesse (v.a. Organisationsvorschriften) beschriebenen Vorgaben sein.
Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:
- Soll das System primär der rechtskonformen Ablage dienen, oder ist es auch für die vereinfachte Kollaboration und Publikation von Unterlagen gedacht?
- Soll das System neben der Aktenführung auch Ablaufsteuerung und Geschäftskontrolle gewährleisten?
- Soll das System Funktionalitäten von Fachapplikationen übernehmen, oder sind diese gesondert zu konzipieren?
- Gibt es Wissensdokumente, die besser nicht im Entstehungskontext zur Verfügung gestellt werden?
- Braucht es eine zentrale Ablageinfrastruktur für RMS und Fachanwendungen?
- Welche Zugriffe (Art der Zugriffe, Zugriffsrechte, Benutzergruppen) sind nötig?
- Welche Metadaten können vererbt werden, welche müssen pro Ebene manuell nachgeführt werden?
Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:
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In diesem Vorgang werden die notwendigen Schnittstellen aus Applikationen ins eRMS sowie die Ablieferungsschnittstelle zum Archiv definiert. Spezielle Beachtung muss dabei der Konzeption des Aussonderungsvorgangs nach Ablauf der gesetzlichen und/oder betrieblichen Aufbewahrungsfrist geschenkt werden.
Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:
- Aus welchen anderen Informationssystemen müssen Records in das eRMS importiert werden, wann soll dies geschehen?
- Wie kommen Unterlagen aus Abteilungen, die nicht mit dem eRMS arbeiten, in das System?
- Welche Importschnittstellen sind zu erstellen und wie ist das Capturing ausgestaltet?
- Gibt es organisationsintern Informationssysteme, die regelmässig mit Unterlagen aus dem eRMS bedient werden müssen?
- Welche Exportschnittstellen sind zu erstellen?
- Wie gelangen Unterlagen / Dossiers in das digitale Archiv und wie wird der Aussonderungsvorgang ausgelöst?
- Wer ist für den Aussonderungsvorgang verantwortlich und wie weit kann er automatisiert werden?
- Wie ist die Zusammenarbeit mit dem Archiv geregelt? Welche Rechte hat das Archiv v.a. in Bezug auf die Bewertung?
- Wie ist die Ablieferungsschnittstelle definiert?
- Beruht sie auf einem Standard (z.B. eCH-0160)?
- Was ist die Einheit eines Informationspakets? Welche Struktur soll es aufweisen?
- In welchem Format sind Unterlagen zu exportieren?
- Welche Metadaten sind dem Ablieferungspaket SIP mitzugeben?
Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:
| Organisation | Titre du document | Dokumenttitel |
|---|---|---|
| AEV | – | Matterhorn METS Profile |
| AEV | Procédure 7.3 | Verfahren 7.3 |
| BAR | Spécification pour la soumission des paquets d’information 4.0 | BAR Spezifikation SIP v 4.0 |
| eCH | eCH-0160: Interface de versements d’archives (SIP) | eCH-0160: Archivische Ablieferungsschnittstelle |
| StABE | 9a Tri et versement | 9a Aussonderung und Ablieferung |
| StALU | Directives pour la numérisation | GEVER Richtlinie Scanning |
| StASG | Guide pour l’évaluation et le versement des documents | Leitfaden Aktenbewertung / Aktenablieferung |
| StAZH | Brochure transfert des documents analogiques | Merkblatt Übergabe analoger Unterlagen |
| StAZH | Brochure transfert des documents numériques | Merkblatt Übergabe digitaler Unterlagen |
| StAZH | Brochure pour la préparation des versements et l‘évaluation | Merkblatt Überlieferungsbildung und Bewertung |
| StAZH | Processus de transfert des documents | Prozess Aktenübergabe |
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In diesem Vorgang werden die Unterlagen für die Ausschreibung erstellt und das technische System evaluiert.
Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:
- Welche Regeln des Beschaffungswesens müssen eingehalten werden?
- Welche Instanz ist bei der Beschaffung mit welchen Kompetenzen ausgestattet?
- Welchen Einfluss haben welche Anforderungen aus dem Anforderungskatalog auf die Beschaffung?
- Gibt es dazu auch eine Mitsprache der NutzerInnen bei der Beschaffung des Systems?
- Wer trifft den Systementscheid?
Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:
| Organisation | Titre du document | Dokumenttitel |
|---|---|---|
| AEV | 7.2.1 Exigences ERMS | 7.2.1 RM Anforderungen |
| AEV | Procédure 7.2 | Verfahren 7.2 |
| StAW | ERMS – Objectif pour le projet phare pour les soumissionnaire | ERMS – Vorgaben für Showcase für Anbieter |
| StAW | Liste de question ERMS pour le soumissionnaire – niveau 1 | Fragenkatalog ERMS für Anbieter – 1. Stufe |
| StAW | Liste de question ERMS pour le soumissionnaire – niveau 2 | Fragenkatalog ERMS für Anbieter – 2. Stufe |
| StAZH | Exigences de base d’un système de records management | Basisanforderungen an ein Records-Management-System |
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