Konzeption des Systems

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Subprozess

Icon-Konzeption-des-Systems

Der dritte Subprozess der Designphase dient dazu, ein technisches System für die Verwaltung der Records zu konzipieren und zu beschaffen. Es gilt:

  1. die geforderten Funktionalitäten des technischen Systems zu definieren;
  2. zu definieren, welche Schnittstellen zu bestehenden Informationssystemen zu realisieren sind;
  3. das zu beschaffende System zu evaluieren.

Dieser Subprozess enthält die folgenden Vorgänge:

Icon_Definition-Funktionali

In diesem Vorgang wird das Pflichtenheft des zu beschaffenden technischen Systems festgelegt. Hilfsmittel dafür können MoReq2 / MoReq2010, die GEVER-Normen und die im Subprozess Definition der Ablageprozesse (v.a. Organisationsvorschriften) beschriebenen Vorgaben sein.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Soll das System primär der rechtskonformen Ablage dienen, oder ist es auch für die vereinfachte Kollaboration und Publikation von Unterlagen gedacht?
  • Soll das System neben der Aktenführung auch Ablaufsteuerung und Geschäftskontrolle gewährleisten?
  • Soll das System Funktionalitäten von Fachapplikationen übernehmen, oder sind diese gesondert zu konzipieren?
  • Gibt es Wissensdokumente, die besser nicht im Entstehungskontext zur Verfügung gestellt werden?
  • Braucht es eine zentrale Ablageinfrastruktur für RMS und Fachanwendungen?
  • Welche Zugriffe (Art der Zugriffe, Zugriffsrechte, Benutzergruppen) sind nötig?
  • Welche Metadaten können vererbt werden, welche müssen pro Ebene manuell nachgeführt werden?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

OrganisationTitre du documentDokumenttitel
AEGFormats de fichiers adaptés à l’archivage électroniqueArchivtaugliche Dateiformate
AEGListe des métadonnées à implémenter dans une application GEDListe der Metadaten für eine elektronische Geschäftsverwaltung
AEV7.2.1 Exigences RM7.2.1 RM-Anforderungen
AEVProcédure 7.2Verfahren 7.2
BARFormats de fichiers adaptés à l’archivageArchivtaugliche Dateiformate
ISBI017 Métadonneées GEVERI017 GEVER Metadaten
KOST/CECOCatalogue des formats de données d’archivageKatalog archivtauglicher Dateiformate
KOST/CECOExigences de base en matière d’archivage électroniqueMinimalanforderungen an die digitale Archivierung
NycedcPaper storage costs vs scanning costs
StAGRMétadonnées pour les niveaux de Groupe, Rubrique, DossierVorlage 10 Metadaten für Gruppe, Rubrik, Dossier
StALUDirectives pour les formats de donnéesGEVER Richtlinie Dateiformate
StALUDirectives pour les métadonnéesGEVER Richtlinie Metadaten
StALUDirectives pour la numérisationGEVER Richtlinie Scanning
StASGExigences pour l‘ECM et la sélectionAnforderungen an ECM und Aussonderung
StAZHExigences de base d’un système de records managementBasisanforderungen an ein Records-Management-System

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Icon_Definition-der-Schnitt

In diesem Vorgang werden die notwendigen Schnittstellen aus Applikationen ins eRMS sowie die Ablieferungsschnittstelle zum Archiv definiert. Spezielle Beachtung muss dabei der Konzeption des Aussonderungsvorgangs nach Ablauf der gesetzlichen und/oder betrieblichen Aufbewahrungsfrist geschenkt werden.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Aus welchen anderen Informationssystemen müssen Records in das eRMS importiert werden, wann soll dies geschehen?
  • Wie kommen Unterlagen aus Abteilungen, die nicht mit dem eRMS arbeiten, in das System?
  • Welche Importschnittstellen sind zu erstellen und wie ist das Capturing ausgestaltet?
  • Gibt es organisationsintern Informationssysteme, die regelmässig mit Unterlagen aus dem eRMS bedient werden müssen?
  • Welche Exportschnittstellen sind zu erstellen?
  • Wie gelangen Unterlagen / Dossiers in das digitale Archiv und wie wird der Aussonderungsvorgang ausgelöst?
  • Wer ist für den Aussonderungsvorgang verantwortlich und wie weit kann er automatisiert werden?
  • Wie ist die Zusammenarbeit mit dem Archiv geregelt? Welche Rechte hat das Archiv v.a. in Bezug auf die Bewertung?
  • Wie ist die Ablieferungsschnittstelle definiert?
    • Beruht sie auf einem Standard (z.B. eCH-0160)?
    • Was ist die Einheit eines Informationspakets? Welche Struktur soll es aufweisen?
    • In welchem Format sind Unterlagen zu exportieren?
    • Welche Metadaten sind dem Ablieferungspaket SIP mitzugeben?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

OrganisationTitre du documentDokumenttitel
AEVMatterhorn METS Profile
AEVProcédure 7.3Verfahren 7.3
BARSpécification pour la soumission des paquets d’information 4.0BAR Spezifikation SIP v 4.0
eCHeCH-0160: Interface de versements d’archives (SIP)eCH-0160: Archivische Ablieferungsschnittstelle
StABE9a Tri et versement9a Aussonderung und Ablieferung
StALUDirectives pour la numérisationGEVER Richtlinie Scanning
StASGGuide pour l’évaluation et le versement des documentsLeitfaden Aktenbewertung / Aktenablieferung
StAZHBrochure transfert des documents analogiquesMerkblatt Übergabe analoger Unterlagen
StAZHBrochure transfert des documents numériquesMerkblatt Übergabe digitaler Unterlagen
StAZHBrochure pour la préparation des versements et l‘évaluationMerkblatt Überlieferungsbildung und Bewertung
StAZHProcessus de transfert des documentsProzess Aktenübergabe

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Icon_Evaluation-technisches

In diesem Vorgang werden die Unterlagen für die Ausschreibung erstellt und das technische System evaluiert.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Welche Regeln des Beschaffungswesens müssen eingehalten werden?
  • Welche Instanz ist bei der Beschaffung mit welchen Kompetenzen ausgestattet?
  • Welchen Einfluss haben welche Anforderungen aus dem Anforderungskatalog auf die Beschaffung?
  • Gibt es dazu auch eine Mitsprache der NutzerInnen bei der Beschaffung des Systems?
  • Wer trifft den Systementscheid?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

OrganisationTitre du documentDokumenttitel
AEV7.2.1 Exigences ERMS7.2.1 RM Anforderungen
AEVProcédure 7.2Verfahren 7.2
StAWERMS – Objectif pour le projet phare pour les soumissionnaireERMS – Vorgaben für Showcase für Anbieter
StAWListe de question ERMS pour le soumissionnaire – niveau 1Fragenkatalog ERMS für Anbieter – 1. Stufe
StAWListe de question ERMS pour le soumissionnaire – niveau 2Fragenkatalog ERMS für Anbieter – 2. Stufe
StAZHExigences de base d’un système de records managementBasisanforderungen an ein Records-Management-System

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