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Subprozess
Der erste Subprozess der Analysephase dient dazu, ein relativ grobes Bild der Organisation und ihres Umgangs mit Informationen zu gewinnen, um die Einführung bzw. Verbesserung des Records Managements zu lancieren. Im Laufe des ersten Subprozesses gilt es:
- die wichtigsten Probleme des bestehenden Records Managements zu lokalisieren;
- die für das Records Management geltenden Vorgaben zu bestimmen;
- eine erste Analyse zu erstellen, welche Risiken ein mangelhaftes Records Management mit sich bringt;
- ein Dokument zu verfassen, das die Problematik zuhanden der Verantwortungsträger zusammenfasst und mögliche Lösungsszenarien aufzeigt.
Dieser Subprozess enthält die folgenden Vorgänge:
In diesem Vorgang sollen die Ansprüche an die Informationsverwaltung erkannt und allfällige Probleme und Mängel ein erstes Mal lokalisiert werden.
Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:
- Wie ist die Organisation im Umfeld positioniert? Wer sind Kunden und Konkurrenten?
- Welche technologischen Entwicklungen zeichnen sich ab?
- Welche Informationen erwartet die Öffentlichkeit?
- Kann der interne und externe Informationsbedarf jederzeit befriedigt werden?
- Wer sind die Stakeholder, die Informationen erwarten? Welche Informationen erwarten sie?
- Wie ist das Records Management (beziehungsweise die Aktenführung) in der Organisation organisiert – abteilungsweise oder organisationsweit?
- Welche Probleme tauchen bei der Informationsverwaltung auf?
Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:
| Organisation | Titre du document | Dokumenttitel |
|---|---|---|
| AEV | Procédure 1 | Verfahren 1 |
| AEV | 1.6 Liste des thèmes de discussion | 1.6 Liste der Diskussionsthemen |
| BAR | Guide GEVER | Führungsleitfaden GEVER |
| BAR | Outil d’analyse des plans de classement | Ordnungssystem Analysetool |
| StABE | Enquête sur le traitement des documents électroniques | Erhebung Umgang mit elektronischen Akten |
| StABE | Questionnaire sur l’archivage des supports électroniques | Fragebogen Archivierung digitale Medien |
In diesem Vorgang sollen die regulatorischen Vorgaben für die Informationsverwaltung zusammengestellt werden. Dadurch setzt sich die Organisation in die Lage, jederzeit den gesetzlichen, betrieblichen und gesellschaftlichen Anforderungen Genüge zu tun. Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:
- Was sind die gesetzlichen Anforderungen an das Records Management?
- Gibt es weitere gesetzliche Regeln (z.B. Datenschutz) für die Organisation, die das Records Management beeinflussen?
- Sind internationale rechtliche Regelungen von Belang?
- Bestehen besondere rechtliche Risiken für die Organisation?
- Gibt es gesellschaftliche Normen und Wertvorstellungen, deren Beachtung für die Organisation von Vorteil wäre oder eventuell eingeklagt werden könnte?
Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:
| Organisation | Titre du document | Dokumenttitel |
|---|---|---|
| BAR | Outil d’analyse des plans de classement | Ordnungssystem Analysetool |
| BAR | Bases légales de gestion des documents et d’archivage | Übersicht über die Rechtsgrundlagen |
| ClavisIT | Contraintes légales pour l’archivage numérique des documents commerciaux | Ratgeber gesetzliche Bestimmungen |
| KOST/CECO | Catalogue des formats de données d’archivage | Katalog archivtauglicher Dateiformate |
| KOST/CECO | Exigences de base en matière d’archivage électronique | Minimalanforderungen an die digitale Archivierung |
| StABE | Pyramide des niveaux décisionnels | Pyramide Vorgaben |
| StABL | 140.13 Ordonnance sur la gestion des dossiers | 140.13 Verordnung über die Aktenführung |
| StABL | Exigences minimales pour la gestion des dossiers | Mindestanforderungen Aktenführung |
| StAGR | Modèle de contrat de RM entre archives et office de l’administration | Vorlage 1 Vereinbarung |
| StAGR | Modèle de fiche de projet | Vorlage 2 Projektantrag |
| StAGR | Instruction pour la gestion des dossiers de l‘administration | Weisung Aktenführung |
| StALU | Outils d’aide pour la gestion des documents | GEVER Arbeitshilfe |
| StALU | Instruction pour la gestion des dossiers de l‘administration | GEVER Weisung |
| StASG | Catalogue des formats de données d’archivage | Archivtaugliche Dateiformate |
| VOI | Exigences juridiques sur la conservation en Europe | Gesetzliche Anforderungen Aufbewahrung Europa |
In diesem Vorgang wird ermittelt, welche Risiken ein mangelhaftes Records Management mit sich bringt und wie diese Risiken allenfalls reduziert werden könnten.
Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:
- Welche Funktionen, welche Prozesse sind für die Organisation von besonderer Bedeutung?
- Welche Aufgaben / Prozesse sind besonders umstritten oder stehen besonders unter öffentlicher Beobachtung?
- Womit wäre zu rechnen, wenn bezüglich eines dieser Prozesse Falschinformationen an die Öffentlichkeit gelangen würden?
- Womit wäre zu rechnen, wenn die Organisation nicht belegen könnte, wie sie im Laufe eine solchen Prozesses entschieden und gehandelt hat?
- Wie gross ist die Wahrscheinlichkeit, dass dieses Risiko eintritt?
- Wie gross wäre der Schaden, der durch das Eintreffen dieses schlechten Szenarios entstehen würde?
- Besteht Handlungsbedarf aufgrund dieser Risiken, oder kann die Organisation damit leben?
Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:
| Organisation | Titre du document | Dokumenttitel |
|---|---|---|
| Novartis | Gestion proactive des risques dans le domaine des documents d‘affaires | Proaktives Risiko-Management im Bereich der Geschäftsakten |
| BAR | Cockpit des risques | Risiko-Cockpit: Projektrisiken managen |
In diesem Vorgang sollen die Ergebnisse der Ist-Analyse systematisiert werden. Dies stellt die Basis für die Entwicklung von Lösungsoptionen für ein systematisches und regelkonformes Records Management dar. Auf dieser Grundlage kann der Leitung einer Organisation ein Antrag zur Lancierung eines Records-Management-Projekts gestellt werden.
Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:
- Welche Bedeutung hat die Informationsverwaltung, welche das Records Management für die Organisation?
- Welche regulatorischen Vorgaben sind im Umgang mit Informationen wichtig?
- Welche Mängel weist die aktuelle Informationsverwaltung auf?
- Welche Stakeholder stellen eine potentielle Gefahr für die Organisation dar – wie kann deren Informationsbedürfnis befriedigt werden?
- Welche Risiken zeichnen sich aufgrund der heutigen Situation ab?
- Wie könnte das Records Management verbessert werden? Welche Lösungsoptionen stehen zur Verfügung – welche sind zu bevorzugen?
- Welche Aufwände sind mit der Optimierung der Informationsverwaltung verbunden?
- Inwiefern würde sich die Verbesserung des Records Management auszahlen?
Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:
| Organisation | Titre du document | Dokumenttitel |
|---|---|---|
| StABE | 2011.1202-RRB Gestion des documents numériques | 2011.1202-RRB Digitale Aktenführung |
| StABE | 2011.1202-Proposition de projet pour une gestion des documents d’activité et un arc | 2011.1202-Vortrag zum RRB Digitale Aktenführung |
| StABE | 2013.0233-RRB Phases de projet pour une gestion des documents d’activité et un arch | 2013.0233-RRB Projektierungsphase DAA |
| StABE | Rapport de base du projet pour une gestion des documents d’activité et un archivage | Grundlagenbericht DAA |
| StABE | Cycle de vie des documents | Lebenszyklus von Records |
| StABE | Pyramide des niveaux décisionnels | Pyramide Vorgaben |
| StABE | Vortrag DAA | |
| StAGR | Documentation pour la gestion de projet | Merkblatt Projektablauf |
| StALU | Stratégie de gestion des documents d’activités | GEVER Strategie |
| StAW | Règles pour la mise en place d’un ERMS et d’un SEA | SR-Beschluss Einführung ERMS und ELAR |
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