Strategie

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Subprozess

Icon-Strategie

Der zweite Subprozess der Designphase dient der Bereitstellung der Regelwerke und Hilfsmittel zur Steuerung des Records Management. Es gilt:

  1. zu bestimmen, welche Bedeutung der Verwaltung der Records in der gesamten Informationsverwaltung der Organisation zukommt;
  2. zu definieren, wer für das Records Management welche Verantwortlichkeiten übernimmt und die RM-Prozesse steuert;
  3. zu bestimmen, wie die Kommunikation im Records-Management-Projekt und später im RM-Programm gewährleistet wird;
  4. festzulegen, wie die Ablageprozesse im Detail abzulaufen haben und wem welche Verantwortlichkeiten zukommen.

Dieser Subprozess enthält die folgenden Vorgänge:

Icon_Einbettung-in-die-Gesa

In diesem Vorgang wird der Stellenwert des Records Management in der Informationsstrategie der Organisation festgelegt.

Dabei sind (unter Beachtung der Resultate aus dem Subprozess „Problemschilderung und Rahmenbedingungen“ sowie aus dem Vorgang „Definition der Reichweite des Systems“) unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Welche Ziele von Records Management stimmen mit anderen Zielen der Informationsverwaltung überein?
  • Wie passt Records Management in die Informationskultur der Organisation?
  • Wo publiziert die Organisation was? Welche Bedeutung haben die Website, das Intranet, die sozialen Medien?
  • Welche Bedeutung haben Reports, die die Organisation an übergeordnete Instanzen zu liefern hat?
  • Gibt es operative Prozesse, in denen eine einfache Ablage der Records ausreicht?
  • Gibt es in der Organisation Prozesse der Wissensgenerierung, in denen Kollaboration eine herausragende Rolle hat? Muss von dieser Kollaboration mehr als nur das Resultat dokumentiert sein?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

OrganisationTitre du documentDokumenttitel
StAZHBrochure gestion des documents életroniques et archivage électroniqueMerkblatt digitale Informationsverwaltung und Archivierung

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Icon_Definition-Steuerung-d

In diesem Vorgang wird eine Records-Management-Policy definiert.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Welche Ziele will die Organisation mit dem RM erreichen?
  • Wie versichert sich die Organisation, dass sie die relevanten Unterlagen jederzeit zur Verfügung hat?
  • Welche Verantwortung übernimmt das Management für das Records Management? Welche die Mitarbeitenden?
  • Welche Instrumente stellt die Geschäftsleitung den Records Managern zu Umsetzung der Strategie zur Verfügung?
  • Wie können die Mitarbeitenden zur systematischen Aktenführung angehalten werden?
  • Was muss ein Regelwerk (z.B. ein Regierungsbeschluss) regeln?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

OrganisationTître du documentDokumenttitel
AEGBonne gouvernance des documents
électroniques dans l’administration
Gute Aktenführung für elektronische Dokumente in der Verwaltung
AEV1.3 Rapport – Conception1.3 Rapport – Konzeption und Umsetzung
BARPolicy Digitale Archivierung
StABEGlossaireGlossar
StAGRAide mémoire 3 Directives d‘organisationMerkblatt 3 Organisationsvorschriften
StAGRDirective Records ManagementRichtlinie Records Management
StAGRModèle 4 Directives d‘organisationVorlage 4 Organisationsvorschriften
StAGRDirectives de gestion des dossiersWeisung Aktenführung
StALUDirective GEVER: GlossaireGEVER Richtlinie Glossar
StALUDirective GEVER pour la chancellerie et les départementsGEVER Leitfaden Staatskanzlei und Departemente
StASGGlossaireGlossar
StAURèglement Records ManagementReglement Records Management
StAZHManuel de gestion du transfert de l‘informationAnleitung zum Erstellen einer Weisung bzgl. Informationsverwaltung
StAZHAide mémoire – Gestion des documentsMerkblatt Schriftgutverwaltung
StAZHBrochure gestion des documents életronique et archivage électroniqueMerkblatt digitale Informationsverwaltung und Archivierung

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Icon_Definition-Kommunikati

In diesem Vorgang werden die Regeln für die Kommunikation im Records-Management-Projekt festgelegt. Es ist zu definieren, wer zu welchem Zeitpunkt wie über den Stand des Projekts und die anstehenden Veränderungen informiert werden muss.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Welche Ziele des Records-Management-Projekts sind für welche Zielgruppe hervorzuheben?
  • Welche ‚Versprechen‘ können den Mitarbeitenden gemacht werden?
  • Welche Meilensteine sollen speziell kommuniziert werden?
  • Wann wird welche Zielgruppe durch wen informiert?
  • Welche Formen der Kommunikation sind vorzusehen?
  • Gibt es Poweruser, die stärker in den Designprozess einbezogen werden und die evt. einen Teil der Kommunikation übernehmen können/sollen?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

OrganisationTitre du documentDokumenttitel
AEV1.8 Présentation du projet collaborateurs1.8 Projektpräsentation Mitarbeiter
AEV1.9 Brochure d’information (courte)1.9 Informationsbroschüre (kurz)
AEV1.10 Brochure d’information (longue) (bilingue)1.10 Informationsbroschüre (lang) (bilingue)

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Icon_Definition-der-Ablagep

In diesem Vorgang werden Merkblätter und Organisationsvorschriften für die Ablageprozesse erarbeitet.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Welche Vorgaben brauchen die Mitarbeitenden, um regelkonformes Records Management zu machen?
  • Welche Unterlagen sind zwingend in das Records Management aufzunehmen (was sind Records)?
  • Welche Prozesse durchlaufen diese Unterlagen?
  • Wann wird ein neues Dossier eröffnet und von wem?
  • Wann wird ein Dossier geschlossen? Welche Prozeduren sind mit der Dossierschliessung verbunden?
  • Gibt es spezielle Unterlagen, die spezielle Regelungen erfordern? Welche?
  • Wie wird der Datenschutz eingehalten?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

OrganisationTitre du documentDokumenttitel
AEV1.4 Modèle procédure gedoc1.4 Vorlage RM-Verfahren
AEV3.1.1 Exemples règles de nommage3.1.1 Beispiele von Regeln zur Benennung
AEV5.3.2 Bordereau d’élimination5.3.2 Kassationsliste
AEV5.4.2 Bordereau de versement5.4.2 Ablieferungsverzeichnis
AEV7.1.1 Gestion du courrier électronique7.1.1 Umgang mit E-Mails
AEVProcédure 5.1 : Ouvrir et clore les dossiersVerfahren 5.1: Dossiereröffnung und -abschluss
AEVProcédure 5.3 : Eliminer les documentsVerfahren 5.3: Aussonderung und Kassation von Dokumenten
AEVProcédure 5.4 : Verser les documentsVerfahren 5.4: Ablieferung der Dokumente
AEVProcédure 7.1 : Gestion du courrier électroniqueVerfahren 7.1: Verwaltung von E-mails
BARDirectives d’organisation – ExemplesMuster-Organisationsvorschriften
StABE1c Elaborer des directives d’organisation1c Vorgehen Organisationsvorschriften
StABE3 Pertinence pour les affaires3 Geschäftsrelevanz
StABE4 Le dossier4 Dossierbildung / -prinzip
StABE7 Directives d’organisation GEVER7 Organisationsvorschriften GEVER
StABECycle de vie StABELebenszyklus StABE
StAGRAide mémoire 3 Directives d‘organisationMB 3 Organisationsvorschriften
StAGRModèle 4 Directives d‘organisationVorlage 4 Organisationsvorschriften
StALUDirective GEVER pour la chancellerie et les départementsGEVER Leitfaden Stadtkanzlei und Departemente
StALUModèle GEVER – Directives d‘organisationGEVER Vorlage Organisationsvorschriften
StASGProcessus essentielKernprozess
StASGDirective d‘organisation – Exemple Archives d‘EtatMuster Organisationsvorschriften Staatsarchiv
StAZHCycle de vie des documents administratifsLifecycle Verwaltungsunterlagen
StAZHBrochure gestion de l’information numérique et archivageMerkblatt digitale Informationsverwaltung und Archivierung
StAZHBrochure transfert des documents analogiquesMerkblatt Übergabe analoger Unterlagen
StAZHBrochure transfert des documents numériquesMerkblatt Übergabe digitaler Unterlagen

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