C21 Fallakten der Sozialversicherungen

Zusammenfassung

Das Bundesamt für Sozialversicherungen hat neue Aufbewahrungsvorschriften für die Akten von Teilen der Sozialversicherungen erlassen. Im Zentrum des Interesses der Staatsarchive stehen in diesem Zusammenhang vor allem die Falldossiers der Bereiche Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV), Invaliditätsversicherung (IV), Erwerbsersatz für Dienstleistende und bei Mutterschaft (EO), Ergänzungsleistungen zur AHV und IV (EL), Familienzulagen inner- und ausserhalb der Landwirtschaft (FamZLw/FamZ).

Zu einem grossen Teil sind sich die Akten in allen Kantonen sehr ähnlich, da eidgenössische Vorgaben existieren. Daneben gibt es ein paar wenige kantonale Spezialitäten. Nach einem allgemeinen Teil, welcher auch auf die Problematik der elektronisch verwalteten Dossiers eingeht, folgen die Ausführungen zu den einzelnen Kategorien von Falldossiers.

Die in diesem Papier verwendeten Begriffe zum Sampling respektive zur Stichprobenziehung orientieren sich am entsprechenden Papier der Arbeitsgruppe Bewertung vom Mai 2010.

Empfehlungen

Die Fallakten der AHV, EO und FamZL/FamZ sind stark gleichförmig, und die wichtigsten Angaben finden sich in den einschlägigen Statistiken oder in den Unterlagen der Zentralen Ausgleichskasse ZAS, welche ihre Akten dem Bundesarchiv anbieten muss. In diesen Fällen empfiehlt die AG Bewertung eine Musterarchivierung. Für die aussagekräftigeren Akten der Arbeitgeber und selbständig Erwerbenden wird eine einfache systematische Stichprobe oder eine Zufallsstichprobe empfohlen.

Die Falldossiers der IV sind gehaltvoller, insbesondere die zusätzlichen Akten, welche die umfangreichen Abklärungen im Vorfeld des Rentenbescheids generieren. Ausserdem lässt sich eine Praxisänderung in den letzten Jahren feststellen, deren Gründe vielfältig und von gesellschaftlichem Interesse sind. Daher wird ein Sample in Form einer systematischen Stichprobe oder einer einfachen Zufallsstichprobe empfohlen.

EL-Akten sind eine hauptsächlich kantonale Angelegenheit und geben detailliert Auskunft über finanziell schwach gestellte AHV- und IV-Bezüger. Auch hier wird ein Sample in Form einer systematischen Stichprobe empfohlen.

Ein prospektives Bewertungsbeispiel des Kantons Schaffhausens ist unter Ressourcen - Bewertung - Bewertungsempfehlungen einsehbar.

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