Résumé
Une administration tiendra des dossiers personnels pour toutes les personnes qu’elle emploie. Il faut distinguer de ces dossiers du personnel les données personnelles de base (données maîtresses, données fixes ou permanentes ; en allemand, « Personalstammdaten »), c’est-à-dire les fichiers ou bases de données dans lesquels les informations les plus importantes relatives aux employé-e-s de l’administration sont enregistrées (numéro personnel, nom, prénom, adresse, date d’entrée en fonction et de départ, classe de salaire). Les dossiers personnels doivent en général être conservés pendant dix ans à partir de la date à laquelle la personne a quitté l’administration.
La valeur archivistique des dossiers du personnel est contestée. Controversée est avant tout la mesure dans laquelle les dossiers personnels permettent d’établir des observations générales sur la politique du personnel d’une administration. De plus, un dossier personnel ne permet que rarement de tirer des conclusions sur l’action qu’a pu exercer une personne dans son domaine de compétence.
Dans certains cantons, la destruction de certains documents du dossier personnel est pratiquée après un laps de temps déterminé comme forme de micro-évaluation basée sur les directives des autorités compétentes pour la protection des données, et ce même si les collaboratrices et collaborateurs concernés sont toujours employés dans l’administration.
Recommandations d’archivage
Il suffit que les services d’archives n’archivent qu’un échantillon (sampling) des dossiers personnels, lorsque les données personnelles de base sont à disposition. Un échantillon quantitatif sera judicieusement complété par une sélection de dossiers basée sur des critères qualitatifs.
Les décisions d’évaluation peuvent normalement concerner toute la structure de l’appareil administratif, sans distinction entre départements, services ou sections etc. Un échantillonnage quantitatif peut être constitué de façon assez simple par les services du personnel eux-mêmes au moyen des données de base. Si la sélection est fondée sur des critères qualitatifs, les dossiers retenus pour l’archivage doivent être pourvus d’une marque ad hoc distinctive, au plus tard lors de leur clôture.