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Subprozess
Der dritte Subprozess der Analysephase bezweckt, die Entstehung und die Laufwege von Dokumenten und Records zu verstehen und zu dokumentieren. Dazu bedarf es eines Überblicks über die Systeme, in denen die Records erstellt und verwaltet werden und über die Dokumentenflüsse zwischen diesen Systemen. Insbesondere gilt es:
- sich Klarheit zu verschaffen, im Rahmen welcher Aufgaben, Prozesse und in welchen Systemen Dokumente und Records entstehen und in welcher Form diese weiterverwendet werden;
- eine Übersicht jener Systeme zu erstellen, welche Dokumente, Records und Daten generieren, um dadurch den Zusammenhang dieser Systeme aus Sicht der darin verwalteten Informationen zu verstehen.
Dieser Subprozess enthält die folgenden Vorgänge:
Dieser Schritt dient dazu, einen präzisen Überblick über die Systeme zu erhalten, welche Dokumente verwalten. Er ermittelt, in welchen Systemen welche Mengen an Records erstellt werden.
Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:
- Welche Informationssysteme sind in welchen Prozessen im Einsatz?
- Wie gross ist die Datenmenge in den verschiedenen Informationssystemen?
- Dokumente welcher Informationssysteme sind besonders wichtig?
- Welche Informationssysteme ermöglichen eigenständige Archivierung (Insellösungen), welche nicht?
- Welche Redundanzen treten zwischen unterschiedlichen Ablagesystemen auf?
- Aus welchen technischen Systemen gelangen Unterlagen in die (Zwischen-) Archive?
- Welche Dokumentbestände liegen in den (Zwischen-)Archiven?
Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:
| Organisation | Titre du document | Dokumenttitel |
|---|---|---|
| AEV | Procédure 2.1 | Verfahren 2.1 |
| StAGR | Aide mémoire 2 Analyse de services des l’administration | Merkblatt 2 Dienststellenanalyse |
| StAGR | Modèle 3 Analyse des services de l’administration | Vorlage 3 Dienststellenanalyse |
| StAGR | Modèle 5 Convention de triage | Vorlage 5 Bewertungsvereinbarung |
| StAGR | Modèle 6 Liste négative | Vorlage 6 Negativliste |
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In diesem Vorgang wird ein Überblick über die Informationsflüsse in einzelnen Prozessen erarbeitet. Im Zentrum des Interesses stehen die Schnittstellen zwischen verschiedenen Informationssystemen (d.h. Records-Herkunftssystemen) in der Organisation.
Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:
- Gibt es Dokumente, die in verschiedenen Informationssystemen genutzt werden?
- Welche Prozesse nutzen Dokumente, die in verschiedenen Informationssystemen entstanden sind?
- Wie gelangen Daten und Dokumente von einem Informationssystem ins andere (Schnittstellen)?
- Gibt es Verlinkungen von strukturierten und unstrukturierten Daten?
- Kann eine Landkarte der unterschiedlichen Systeme erstellt werden?
Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:
| Organisation | Titre du document | Dokumenttitel |
|---|---|---|
| AEV | Procédure 2.1 | Verfahren 2.1 |
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