De plus en plus souvent, les services cantonaux utilisent pour des tâches confiées par la Confédération des systèmes d’information dont la banque de données est gérée au niveau fédéral. Le département fédéral compétent transmet en principe ces données aux archives fédérales pour archivage, de sorte que c’est dans la seule perspective de la Confédération qu’elles sont évaluées. Néanmoins, ces données étant saisies par les services cantonaux, elles documentent l’activité de ces derniers, d’où l’intérêt pour les archives cantonales de les conserver.
Le récapitulatif ci-après illustre les applications concernées et indique si une évaluation par les Archives fédérales a eu lieu Il doit avant tout permettre aux Archives d’État de se faire une idée de la situation et d’intervenir si les données contenues dans le système d’information concerné leur paraissent présenter de l’intérêt. En pareil cas, leur interlocuteur n’est toutefois pas les Archives fédérales, mais le service cantonal travaillant sur l’application.
Merci de nous faire part des expériences faites dans ces cas par les Archives d’État, des critères d’évaluation de ces données et si pour finir elles ont été conservées. Nous incorporerons ces évaluations à nos descriptifs.
Le travail sur le thème « Systèmes d’information transversaux » a été poursuivi dans le cadre du projet CECO 18-038 GT Systèmes d’information transversaux. Dans son rapport final du 11/02/2020, le groupe de projet, qui était également représenté dans le GT Évaluation, a recommandé des mesures à appliquer à la Conférence des directrices et directeurs d’Archives suisses CDA.
L’organe de coordination des systèmes d’information inter-niveaux Ebis, dirigé par le bureau du CECO, est chargé de coordonner le flux d’informations entre les Archives fédérales et les Archives d’Etat concernant les systèmes d’information inter-niveaux, sur mandat de l’ADK.
A – Organisation interne – Tâches transversales
B – Éducation – Formation – Culture
C – Santé – Sécurité sociale
| C1 | Informationssystem für den öffentlichen Veterinärdienst (ISVet) |
| C2 | Register über die universitären Medizinalberufe (Medizinalberuferegister) |