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Problemschilderung & Rahmenbedingungen

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Subprozess

Der erste Subprozess der Analysephase dient dazu, ein relativ grobes Bild der Organisation und ihres Umgangs mit Informationen zu gewinnen, um die Einführung bzw. Verbesserung des Records Managements zu lancieren. Im Laufe des ersten Subprozesses gilt es:

  1. die wichtigsten Probleme des bestehenden Records Managements zu lokalisieren;
  2. die für das Records Management geltenden Vorgaben zu bestimmen;
  3. eine erste Analyse zu erstellen, welche Risiken ein mangelhaftes Records Management mit sich bringt;
  4. ein Dokument zu verfassen, das die Problematik zuhanden der Verantwortungsträger zusammenfasst und mögliche Lösungsszenarien aufzeigt.

Dieser Subprozess enthält die folgenden Vorgänge:

Icon_Analyse-des-Problems

In diesem Vorgang sollen die Ansprüche an die Informationsverwaltung erkannt und allfällige Probleme und Mängel ein erstes Mal lokalisiert werden.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Wie ist die Organisation im Umfeld positioniert? Wer sind Kunden und Konkurrenten?
  • Welche technologischen Entwicklungen zeichnen sich ab?
  • Welche Informationen erwartet die Öffentlichkeit?
  • Kann der interne und externe Informationsbedarf jederzeit befriedigt werden?
  • Wer sind die Stakeholder, die Informationen erwarten? Welche Informationen erwarten sie?
  • Wie ist das Records Management (beziehungsweise die Aktenführung) in der Organisation organisiert – abteilungsweise oder organisationsweit?
  • Welche Probleme tauchen bei der Informationsverwaltung auf?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

OrganisationTitre du documentDokumenttitel
AEVProcédure 1Verfahren 1
AEV1.6 Liste des thèmes de discussion1.6 Liste der Diskussionsthemen
BARGuide GEVERFührungsleitfaden GEVER
BAROutil d’analyse des plans de classementOrdnungssystem Analysetool
StABEEnquête sur le traitement des documents électroniquesErhebung Umgang mit elektronischen Akten
StABEQuestionnaire sur l’archivage des supports électroniquesFragebogen Archivierung digitale Medien
Icon_Analyse-der-Vorgaben

In diesem Vorgang sollen die regulatorischen Vorgaben für die Informationsverwaltung zusammengestellt werden. Dadurch setzt sich die Organisation in die Lage, jederzeit den gesetzlichen, betrieblichen und gesellschaftlichen Anforderungen Genüge zu tun. Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Was sind die gesetzlichen Anforderungen an das Records Management?
  • Gibt es weitere gesetzliche Regeln (z.B. Datenschutz) für die Organisation, die das Records Management beeinflussen?
  • Sind internationale rechtliche Regelungen von Belang?
  • Bestehen besondere rechtliche Risiken für die Organisation?
  • Gibt es gesellschaftliche Normen und Wertvorstellungen, deren Beachtung für die Organisation von Vorteil wäre oder eventuell eingeklagt werden könnte?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

OrganisationTitre du documentDokumenttitel
BAROutil d’analyse des plans de classementOrdnungssystem Analysetool
BARBases légales de gestion des documents et d’archivageÜbersicht über die Rechtsgrundlagen
ClavisITContraintes légales pour l’archivage numérique des documents commerciauxRatgeber gesetzliche Bestimmungen
KOST/CECOCatalogue des formats de données d’archivageKatalog archivtauglicher Dateiformate
KOST/CECOExigences de base en matière d’archivage électroniqueMinimalanforderungen an
die digitale Archivierung
StABEPyramide des niveaux décisionnelsPyramide Vorgaben
StABL140.13 Ordonnance sur la gestion des dossiers140.13 Verordnung über
die Aktenführung
StABLExigences minimales pour la gestion des dossiersMindestanforderungen Aktenführung
StAGRModèle de contrat de RM entre archives et office de l’administrationVorlage 1 Vereinbarung
StAGRModèle de fiche de projetVorlage 2 Projektantrag
StAGRInstruction pour la gestion des dossiers de l‘administrationWeisung Aktenführung
StALUOutils d’aide pour la gestion des documentsGEVER Arbeitshilfe
StALUInstruction pour la gestion des dossiers de l‘administrationGEVER Weisung
StASGCatalogue des formats de données d’archivageArchivtaugliche Dateiformate
VOIExigences juridiques sur la conservation en EuropeGesetzliche Anforderungen
Aufbewahrung Europa
Icon_Risikoanalyse

In diesem Vorgang wird ermittelt, welche Risiken ein mangelhaftes Records Management mit sich bringt und wie diese Risiken allenfalls reduziert werden könnten.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Welche Funktionen, welche Prozesse sind für die Organisation von besonderer Bedeutung?
  • Welche Aufgaben / Prozesse sind besonders umstritten oder stehen besonders unter öffentlicher Beobachtung?
  • Womit wäre zu rechnen, wenn bezüglich eines dieser Prozesse Falschinformationen an die Öffentlichkeit gelangen würden?
  • Womit wäre zu rechnen, wenn die Organisation nicht belegen könnte, wie sie im Laufe eine solchen Prozesses entschieden und gehandelt hat?
  • Wie gross ist die Wahrscheinlichkeit, dass dieses Risiko eintritt?
  • Wie gross wäre der Schaden, der durch das Eintreffen dieses schlechten Szenarios entstehen würde?
  • Besteht Handlungsbedarf aufgrund dieser Risiken, oder kann die Organisation damit leben?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

OrganisationTitre du documentDokumenttitel
NovartisGestion proactive des risques dans le domaine des documents d‘affairesProaktives Risiko-Management im Bereich der Geschäftsakten
BARCockpit des risquesRisiko-Cockpit: Projektrisiken managen
Icon_Darstellung-des-Proble

In diesem Vorgang sollen die Ergebnisse der Ist-Analyse systematisiert werden. Dies stellt die Basis für die Entwicklung von Lösungsoptionen für ein systematisches und regelkonformes Records Management dar. Auf dieser Grundlage kann der Leitung einer Organisation ein Antrag zur Lancierung eines Records-Management-Projekts gestellt werden.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen zu klären:

  • Welche Bedeutung hat die Informationsverwaltung, welche das Records Management für die Organisation?
  • Welche regulatorischen Vorgaben sind im Umgang mit Informationen wichtig?
  • Welche Mängel weist die aktuelle Informationsverwaltung auf?
  • Welche Stakeholder stellen eine potentielle Gefahr für die Organisation dar – wie kann deren Informationsbedürfnis befriedigt werden?
  • Welche Risiken zeichnen sich aufgrund der heutigen Situation ab?
  • Wie könnte das Records Management verbessert werden? Welche Lösungsoptionen stehen zur Verfügung – welche sind zu bevorzugen?
  • Welche Aufwände sind mit der Optimierung der Informationsverwaltung verbunden?
  • Inwiefern würde sich die Verbesserung des Records Management auszahlen?

Produktbeispiele aus verschiedenen Organisationen:

OrganisationTitre du documentDokumenttitel
StABE2011.1202-RRB Gestion des documents numériques2011.1202-RRB Digitale Aktenführung
StABE2011.1202-Proposition de projet pour une gestion des documents d’activité et un arc2011.1202-Vortrag zum RRB Digitale Aktenführung
StABE2013.0233-RRB Phases de projet pour une gestion des documents d’activité et un arch2013.0233-RRB Projektierungsphase DAA
StABERapport de base du projet pour une gestion des documents d’activité et un archivageGrundlagenbericht DAA
StABECycle de vie des documentsLebenszyklus von Records
StABEPyramide des niveaux décisionnelsPyramide Vorgaben
StABEVortrag DAA
StAGRDocumentation pour la gestion de projetMerkblatt Projektablauf
StALUStratégie de gestion des documents d’activitésGEVER Strategie
StAWRègles pour la mise en place d’un ERMS et d’un SEASR-Beschluss Einführung ERMS und ELAR

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